Grundkonfiguration
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Voraussetzungen
- Zugang zu den Einstellungen
- Empfohlene Konfigurationsreihenfolge
- Schritt-für-Schritt-Konfiguration
- Checkliste für Go-Live
- FAQ - Häufig gestellte Fragen
Einführung
Diese Anleitung führt System-Administratoren durch die notwendigen Konfigurationsschritte nach der erfolgreichen Installation der eaWi Warenwirtschaft.
Zweck dieser Anleitung:
- Systematische Grundkonfiguration des Systems
- Übersicht über alle verfügbaren Einstellungen
- Sicherstellung aller notwendigen Einstellungen vor dem produktiven Betrieb
Zielgruppe: Administratoren und technische Projektleiter
Voraussetzungen
Bevor Sie mit der Konfiguration beginnen, stellen Sie sicher, dass:
- Die eaWi Warenwirtschaft erfolgreich installiert und erreichbar ist
- Die Serververbindung funktioniert und getestet wurde
- Ein Administrator-Zugang mit vollen Rechten verfügbar ist
- Die Unternehmensdaten und Organisationsstruktur bekannt sind
Zugang zu den Einstellungen
Alle Konfigurationen werden über das Menü "Ansicht" → "Einstellungen" erreicht.
Schnellzugriff: Verwenden Sie die Quicknavigation mit STRG + K und geben Sie den Namen der gewünschten Einstellung ein.
Übersicht aller Einstellungen
| Kategorie | Einstellungen |
|---|---|
| Stammdaten | Adressarten, Kontaktarten, Einheiten, Preisgruppen |
| Belege | Belegoptionen, Belegreferenzdefinitionen, Lieferoptionen, Nummernkreise |
| Buchhaltung | FiBu-Konten, Geldkonten, MwSt-Sätze, Zahlungsmethoden, Zahlungsoptionen |
| Lager | Lagerstandorte, Lagerstandort-Definitionen, Logische Lager, Bestandsqualitäten, Sperrbereichs-Definitionen, Zonen-Definitionen, Pickboxen |
| Produkte | Marketinglink-Definitionen, Schlüsselwortdefinitionen |
| Organisation | Benutzerrechte, Organisationseinheit-Definitionen |
| Jobs | Jobs, Jobdefinitionen, Jobzustände |
| System | Module, Druckvorlagen |
Empfohlene Konfigurationsreihenfolge
Die Konfiguration sollte in einer logischen Reihenfolge erfolgen, da spätere Einstellungen auf vorherigen aufbauen können:
Phase 1: Grundlegende Stammdaten
- Einheiten - Mengeneinheiten für Produkte (Stück, kg, Liter, etc.)
- MwSt-Sätze - Steuersätze definieren (19%, 7%, etc.)
- Adressarten - Typen für Kontaktadressen (Rechnungsadresse, Lieferadresse)
- Kontaktarten - Kategorien für Kontakte (Kunde, Lieferant, Partner)
Phase 2: Buchhaltung
- FiBu-Konten - Sachkonten für die Finanzbuchhaltung
- Geldkonten - Bank- und Kassenkonten mit IBAN/BIC
- Zahlungsmethoden - Arten der Zahlung (Überweisung, Bar, PayPal)
- Zahlungsoptionen - Zahlungsbedingungen (30 Tage netto, Vorkasse)
Phase 3: Belege & Prozesse
- Nummernkreise - Nummerierung für Belege (Rechnungsnummer, etc.)
- Belegoptionen - Konfiguration der Belegtypen
- Belegreferenzdefinitionen - Verknüpfungstypen zwischen Belegen
- Lieferoptionen - Lieferschritte und -abläufe
Phase 4: Lager (falls benötigt)
- Lagerstandort-Definitionen - Typen von Lagerplätzen
- Zonen-Definitionen - Lagerzonen (Kommissionierzone, etc.)
- Logische Lager - Virtuelle Bestandsgruppierungen
- Lagerstandorte - Physische Lagerplätze
- Bestandsqualitäten - Qualitätsstufen für Bestände
- Sperrbereichs-Definitionen - Sperrgrund-Typen
- Pickboxen - Kommissionierbehälter
Phase 5: Weitere Einstellungen
- Preisgruppen - Kundenspezifische Preisstrukturen
- Organisationseinheit-Definitionen - Unternehmensstruktur
- Marketinglink-Definitionen - Cross-/Up-/Down-Sell Verknüpfungen
- Schlüsselwortdefinitionen - Kategorien für Schlagwörter
- Jobdefinitionen - Aufgabentypen
- Jobzustände - Status-Workflow für Jobs
Phase 6: System & Benutzer
- Benutzerrechte - Benutzer und Berechtigungen
- Module - Zusatzmodule aktivieren/deaktivieren
- Druckvorlagen - Ausgabevorlagen konfigurieren
Schritt-für-Schritt-Konfiguration
Einheiten festlegen
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Einheiten"
Definieren Sie alle Mengeneinheiten, die Sie für Ihre Produkte benötigen.
Empfohlene Basis-Einheiten:
| Einheit | Abkürzung | Verwendung |
|---|---|---|
| Stück | Stk | Einzelartikel |
| Kilogramm | kg | Gewichtsware |
| Liter | l | Flüssigkeiten |
| Meter | m | Meterware |
| Packung | Pkg | Gebinde |
Tipp: Markieren Sie die am häufigsten verwendete Einheit als Standard.
Detaillierte Anleitung: Einheiten
MwSt-Sätze definieren
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "MwSt-Sätze"
Legen Sie alle benötigten Steuersätze an.
Standard-Steuersätze für Deutschland:
| MwSt-Satz | Prozent | Verwendung |
|---|---|---|
| Regulär | 19% | Standard-Produkte |
| Ermäßigt | 7% | Lebensmittel, Bücher |
| Steuerfrei | 0% | Innergemeinschaftliche Lieferung |
Wichtig: Steuersätze sollten vor dem Anlegen von Produkten konfiguriert sein.
Detaillierte Anleitung: MwSt-Sätze
Adressarten konfigurieren
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Adressarten"
Definieren Sie die Typen von Adressen, die Kontakten zugewiesen werden können.
Empfohlene Adressarten:
| Adressart | Verwendung |
|---|---|
| Rechnungsadresse | Für Rechnungen und Buchhaltung |
| Lieferadresse | Für Warenlieferungen |
| Hauptadresse | Standard-Kontaktadresse |
Detaillierte Anleitung: Adressarten
Kontaktarten festlegen
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Kontaktarten"
Kategorisieren Sie Ihre Kontakte nach Typ.
Empfohlene Kontaktarten:
| Kontaktart | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde | Verkaufskunden |
| Lieferant | Einkaufslieferanten |
| Interessent | Potenzielle Kunden |
| Partner | Geschäftspartner |
Detaillierte Anleitung: Kontaktarten
FiBu-Konten anlegen
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "FiBu-Konten"
Richten Sie Ihren Kontenrahmen ein (z.B. SKR03 oder SKR04).
Wichtige Kontengruppen:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Erlöskonten | Umsatzerlöse nach Steuersatz |
| Aufwandskonten | Wareneinkauf, Kosten |
| Steuerkonten | USt, VSt |
| Forderungen/Verbindlichkeiten | Debitoren, Kreditoren |
Detaillierte Anleitung: FiBu-Konten
Geldkonten einrichten
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Geldkonten"
Legen Sie Ihre Bank- und Kassenkonten an.
Für jedes Bankkonto benötigen Sie:
- Kontobezeichnung
- IBAN
- BIC
- Verknüpfung zum FiBu-Konto
Tipp: Aktivieren Sie FinTS für den automatischen Kontoauszugsimport.
Detaillierte Anleitung: Geldkonten
Zahlungsmethoden und -optionen
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Zahlungsmethoden" / "Zahlungsoptionen"
Zahlungsmethoden definieren die Art der Zahlung:
- Überweisung, Bar, PayPal, Kreditkarte, Lastschrift
Zahlungsoptionen definieren die Konditionen:
- Sofort fällig, 14 Tage netto, 30 Tage netto, Vorkasse
Detaillierte Anleitungen: Zahlungsmethoden | Zahlungsoptionen
Nummernkreise definieren
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Nummernkreise"
Konfigurieren Sie die automatische Nummerierung für Belege.
Typische Nummernkreise:
| Nummernkreis | Beispielformat |
|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2024-00001 |
| Auftragsnummer | AU-2024-00001 |
| Kundennummer | KD-00001 |
Detaillierte Anleitung: Nummernkreise
Belegoptionen konfigurieren
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Belegoptionen"
Passen Sie das Verhalten der verschiedenen Belegtypen an.
Detaillierte Anleitung: Belegoptionen
Preisgruppen einrichten
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Preisgruppen"
Ermöglichen Sie differenzierte Preise für verschiedene Kundengruppen.
Empfohlene Preisgruppen:
| Preisgruppe | Verwendung |
|---|---|
| Endkunde | Standard-Verkaufspreise |
| Händler | Wiederverkäufer-Preise |
| Großkunde | Mengenrabattierte Preise |
Detaillierte Anleitung: Preisgruppen
Benutzerrechte verwalten
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Benutzerrechte"
Legen Sie Benutzer an und weisen Sie Berechtigungen zu.
Empfohlene Benutzergruppen:
| Gruppe | Berechtigungen |
|---|---|
| Administrator | Vollzugriff |
| Sachbearbeiter | Tägliche Arbeitsfunktionen |
| Buchhaltung | Finanzbuchhaltung |
| Nur-Lesen | Nur Anzeige |
Detaillierte Anleitung: Benutzerrechte
Module aktivieren
Navigation: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Module"
Aktivieren oder deaktivieren Sie Zusatzmodule nach Bedarf.
Detaillierte Anleitung: Module
Checkliste für Go-Live
Vor der Produktivnahme müssen folgende Punkte erledigt sein:
Grundkonfiguration
- Einheiten definiert
- MwSt-Sätze angelegt
- Adressarten konfiguriert
- Kontaktarten festgelegt
Buchhaltung
- FiBu-Konten eingerichtet
- Geldkonten angelegt (mit IBAN/BIC)
- Zahlungsmethoden definiert
- Zahlungsoptionen konfiguriert
Belege
- Nummernkreise definiert
- Belegoptionen konfiguriert
Preise
- Preisgruppen angelegt
- Standard-Preisgruppe festgelegt
Lager (falls benötigt)
- Lagerstandort-Definitionen angelegt
- Logische Lager konfiguriert
- Lagerstandorte erstellt
Benutzer & System
- Benutzer angelegt
- Berechtigungen zugewiesen
- Module aktiviert
FAQ - Häufig gestellte Fragen
1. In welcher Reihenfolge sollte ich die Konfiguration durchführen?
Antwort: Befolgen Sie die empfohlene Reihenfolge in dieser Anleitung. Beginnen Sie mit den Grunddaten (Einheiten, MwSt-Sätze) und arbeiten Sie sich zu den komplexeren Einstellungen vor.
2. Kann ich Konfigurationen später ändern?
Antwort: Ja, die meisten Einstellungen können jederzeit angepasst werden. Bei einigen Einstellungen (z.B. MwSt-Sätze, FiBu-Konten) sollten Sie jedoch vorsichtig sein, wenn bereits Buchungen oder Belege damit erstellt wurden.
3. Muss ich alle Einstellungen konfigurieren?
Antwort: Nein, konfigurieren Sie nur die Einstellungen, die Sie tatsächlich benötigen. Die Lagerverwaltung beispielsweise ist nur erforderlich, wenn Sie Bestände führen möchten.
4. Wie finde ich eine bestimmte Einstellung schnell?
Antwort: Verwenden Sie die Quicknavigation mit STRG + K und geben Sie den Namen der gewünschten Einstellung ein.
5. Was bedeutet "Standard" bei den Einstellungen?
Antwort: Viele Einstellungen erlauben das Markieren eines Eintrags als "Standard". Dieser wird dann automatisch bei neuen Datensätzen vorgeschlagen, kann aber geändert werden.
6. Wo finde ich detaillierte Informationen zu einer Einstellung?
Antwort: Jede Einstellung hat eine eigene Dokumentationsseite im Bereich "Administratoren". Dort finden Sie detaillierte Anleitungen und Best Practices.