Grundkonfiguration

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Voraussetzungen
3. Übersicht der Konfigurationsschritte
4. Schritt-für-Schritt-Konfiguration
   • 4.1 Benutzer & Rechte einrichten
   • 4.2 Adressarten definieren
   • 4.3 FiBu-Konten anlegen
   • 4.4 Geldkonten konfigurieren
   • 4.5 Einheiten festlegen
   • 4.6 Belegoptionen einstellen
   • 4.7 Druckvorlagen anpassen
   • 4.8 Job-Management konfigurieren
   • 4.9 Module aktivieren
5. Konfigurationstabellen
6. Validierung und Tests
7. Fehlerbehebung
8. Checkliste für Go-Live
9. FAQ - Häufig gestellte Fragen

---

Einführung

Diese Anleitung führt System-Administratoren durch die notwendigen Konfigurationsschritte nach der erfolgreichen Installation des ERP-Systems.

Zweck dieser Anleitung:

• Systematische Grundkonfiguration des ERP-Systems
• Sicherstellung aller notwendigen Einstellungen vor dem produktiven Betrieb
• Vermeidung von Konfigurationsfehlern und Nacharbeiten

Zielgruppe: IT-Administratoren und technische Projektleiter mit ERP-Erfahrung

Geschätzte Bearbeitungszeit: 4-6 Stunden (je nach Komplexität der Anforderungen)

---

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Konfiguration beginnen, stellen Sie sicher, dass:

• ✅ eaWi Warenwirtschaft erfolgreich installiert und erreichbar
• ✅ Datenbankverbindung funktioniert und getestet
• ✅ Administrator-Zugang mit vollen Rechten verfügbar
• ✅ Unternehmensdaten und Organisationsstruktur bekannt
• ✅ Kontenpläne und Buchhaltungsrichtlinien verfügbar
• ✅ Backup-Strategie für Konfigurationsdaten etabliert

---

Übersicht der Konfigurationsschritte

Die Konfiguration erfolgt in einer logischen Reihenfolge, da spätere Schritte auf vorherigen aufbauen:

1. Benutzer & Rechte → 2. Adressarten → 3. FiBu-Konten → 4. Geldkonten → 
5. Einheiten → 6. Belegoptionen → 7. Druckvorlagen → 8. Job-Management → 9. Module

Wichtige Grundprinzipien:

• Vollständigkeit vor Geschwindigkeit: Jeder Schritt muss abgeschlossen sein
• Dokumentation: Alle Änderungen protokollieren
• Testdaten verwenden: Erste Tests mit Beispieldaten durchführen
• Backup vor Änderungen: Sicherung vor kritischen Konfigurationen

---

Schritt-für-Schritt-Konfiguration

4.1 Benutzer & Rechte einrichten

Priorität: 🔴 Kritisch - Sicherheitsrelevant, Grundlage für alle weiteren Schritte

1. Administrator-Zugang sicherstellen

   • Anmelden mit dem bei der Installation angelegten Admin-Account
   • Passwort-Sicherheit prüfen: Mindestens 12 Zeichen, Sonderzeichen

2. Benutzergruppen definieren

   • Navigation: System → Benutzerverwaltung → Gruppen
   • Standard-Gruppen anlegen:
     • Administratoren - Vollzugriff auf alle Funktionen
     • Sachbearbeiter - Tägliche Arbeitsfunktionen
     • Nur-Lesen - Berichtszugriff ohne Änderungsberechtigung
     • Buchhaltung - Finanzbuchhaltung und Berichte

3. Berechtigungen zuweisen

   • Für jede Gruppe spezifische Rechte definieren
   • Funktionsbereiche: Lesen, Schreiben, Löschen, Drucken
   • Datenfilter: Zugriff auf Unternehmensbereiche/Kostenstellen
   • Wichtig: Modulzugriff wird später in Schritt 4.9 konfiguriert

4. Benutzer anlegen

   • Einzelne Benutzerkonten erstellen
   • Pflichtfelder: Benutzername, Passwort, E-Mail, Gruppe
   • Optionale Daten: Abteilung, Kostenstelle, Telefon
   • Passwort-Richtlinien durchsetzen

5. Erstanmeldung vorbereiten

   • Temporäre Passwörter vergeben
   • Benutzer über erste Anmeldung informieren
   • Hinweis: Vollständiger Test erfolgt nach Modul-Aktivierung

4.2 Benutzer & Rechte einrichten

Priorität: 🔴 Kritisch - Sicherheitsrelevant

5. Benutzergruppen definieren

   • Navigation: System → Benutzerverwaltung → Gruppen
   • Standard-Gruppen anlegen:
     • Administratoren - Vollzugriff auf alle Funktionen
     • Sachbearbeiter - Tägliche Arbeitsfunktionen
     • Nur-Lesen - Berichtszugriff ohne Änderungsberechtigung
     • Buchhaltung - Finanzbuchhaltung und Berichte

6. Berechtigungen zuweisen

   • Für jede Gruppe spezifische Rechte definieren
   • Funktionsbereiche: Lesen, Schreiben, Löschen, Drucken
   • Modulzugriff: Welche Module sind verfügbar
   • Datenfilter: Zugriff auf Unternehmensbereiche/Kostenstellen

7. Benutzer anlegen

   • Einzelne Benutzerkonten erstellen
   • Pflichtfelder: Benutzername, Passwort, E-Mail, Gruppe
   • Optionale Daten: Abteilung, Kostenstelle, Telefon
   • Passwort-Richtlinien durchsetzen

8. Erstanmeldung testen

   • Mit jedem neuen Benutzer Testanmeldung durchführen
   • Zugriff auf zugewiesene Module prüfen

4.2 Adressarten definieren

Priorität: 🟡 Wichtig - Grundlage für alle Stammdaten

6. Adresstypen konfigurieren

   • Navigation: Stammdaten → Konfiguration → Adressarten
   • Standard-Adressarten anlegen:

7. Adressarten mit Eigenschaften definieren

   • Für jeden Typ spezifische Felder aktivieren
   • Pflichtfelder festlegen (z.B. Steuernummer für Kunden)
   • Validierungsregeln definieren

4.3 FiBu-Konten anlegen

Priorität: 🔴 Kritisch - Basis für alle Buchungen

8. Kontenrahmen importieren

   • Navigation: Finanzbuchhaltung → Kontenplan
   • Standard-Kontenrahmen wählen: SKR03, SKR04, oder individuell
   • Import durchführen oder manuell anlegen

9. Konten anpassen

   • Unternehmensspezifische Konten hinzufügen
   • Kontotypen zuweisen: Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag
   • Steuerkonten konfigurieren (USt, VSt)

10. Automatikkonten definieren

    • Gegenkonto-Automatik für wiederkehrende Buchungen
    • Steuer-Automatik für USt-Berechnung
    • Kostenstellenzuordnung bei Bedarf

4.4 Geldkonten konfigurieren

Priorität: 🟡 Wichtig - Für Zahlungsverkehr notwendig

11. Bankkonten anlegen

    • Navigation: Finanzbuchhaltung → Geldkonten
    • Für jedes Bankkonto: IBAN, BIC, Kontoinhaber
    • Verknüpfung zu FiBu-Konto herstellen

12. Kassenkonten einrichten

    • Bargeldkassen definieren
    • Kassenstände und Limits festlegen
    • Zugangsberechtigungen pro Kasse

13. Zahlungsverkehr konfigurieren

    • SEPA-Einstellungen für Überweisungen
    • Lastschrift-Parameter bei Bedarf
    • Online-Banking-Schnittstellen konfigurieren

4.5 Einheiten festlegen

Priorität: 🟡 Wichtig - Für Artikel und Mengenangaben

14. Mengeneinheiten definieren

    • Navigation: Stammdaten → Einheiten
    • Basis-Einheiten: Stück, kg, l, m, m², m³
    • Branchenspezifische Einheiten ergänzen

15. Umrechnungsfaktoren festlegen

    • Zwischen verwandten Einheiten: kg ↔ g, m ↔ cm
    • Für Einkauf und Verkauf: Gebinde, Paletten
    • Automatische Umrechnung aktivieren

4.6 Belegoptionen einstellen

Priorität: 🟡 Wichtig - Definiert Geschäftsprozesse

16. Belegarten konfigurieren

    • Navigation: System → Belegoptionen
    • Für jeden Belegtyp: Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift
    • Numerierung festlegen (fortlaufend, jahresbezogen)

17. Belegworkflow definieren

    • Statusübergänge: Entwurf → Freigegeben → Versendet
    • Genehmigungsworkflow bei Bedarf
    • Automatische Aktionen konfigurieren

18. Druckoptionen einstellen

    • Standard-Druckvorlagen zuweisen
    • Kopienanzahl pro Belegtyp
    • E-Mail-Versand konfigurieren

4.7 Druckvorlagen anpassen

Priorität: 🟢 Normal - Optisch wichtig für Kunden

19. Unternehmensdesign hochladen

    • Navigation: System → Druckvorlagen
    • Logo in verschiedenen Formaten (PDF, Word)
    • Farben und Schriftarten des Corporate Designs

20. Vorlagen anpassen

    • Rechnungsvorlage mit Unternehmensdaten
    • Briefkopf und Fußzeile konfigurieren
    • Rechtliche Pflichtangaben ergänzen

21. Testdrucke durchführen

    • Alle Vorlagen mit Testdaten drucken
    • Layout-Kontrolle: Seitenumbrüche, Abstände
    • Rechtschreibung und Formatierung prüfen

4.8 Job-Management konfigurieren

Priorität: 🟢 Normal - Für Automatisierung wichtig

22. Automatische Jobs einrichten

    • Navigation: System → Job-Management
    • Backup-Jobs: Tägliche Datensicherung
    • E-Mail-Versand: Mahnungen, Berichte
    • Datenbereinigung: Alte Logdateien löschen

23. Zeitpläne definieren

    • Ausführungszeiten außerhalb der Geschäftszeiten
    • Wiederholungsintervalle: täglich, wöchentlich, monatlich
    • Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen

24. Monitoring einrichten

    • Job-Protokolle aktivieren
    • Fehler-Benachrichtigungen per E-Mail
    • Performance-Überwachung bei kritischen Jobs

4.9 Module aktivieren

Priorität: 🔴 Kritisch - Finaler Schritt, aktiviert alle konfigurierten Funktionen

25. Systemadministration aufrufen

    • Navigation: System → Modulverwaltung
    • Wichtig: Alle vorherigen Konfigurationsschritte müssen abgeschlossen sein

26. Verfügbare Module prüfen

    • Übersicht aller installierten Module anzeigen
    • Status prüfen: Installiert / Aktiviert / Deaktiviert

27. Benötigte Module aktivieren

    • Pflichtmodule (immer aktivieren):

      • Stammdaten - Grunddaten und Konfiguration
      • Benutzerverwaltung - Benutzer und Berechtigungen
      • Finanzbuchhaltung - Grundlegende Buchführung

    • Fachmodule nach Bedarf:

      • Auftragsbearbeitung - Verkaufsprozesse
      • Lagerverwaltung - Bestandsführung
      • Einkauf - Beschaffungsprozesse
      • Personalwesen - HR-Funktionen
      • Projektmanagement - Projektverfolgung

28. Modulrechte für Benutzergruppen zuweisen

    • Zurück zu System → Benutzerverwaltung → Gruppen
    • Für jede Gruppe Modulzugriff konfigurieren
    • Beispiel: Sachbearbeiter erhalten Zugriff auf Stammdaten und Aufträge

29. Modulkonfiguration abschließen

    • Änderungen bestätigen und speichern
    • System-Neustart durchführen (bei Kernmodulen erforderlich)
    • Aktivierung in Logdatei protokollieren

30. Vollständiger Funktionstest

    • Mit allen Benutzergruppen Anmeldung testen
    • Zugriff auf aktivierte Module prüfen
    • Alle konfigurierten Funktionen durchgehen

---

Konfigurationstabellen

Adressarten-Konfiguration

Adressart	Beschreibung	Pflichtfelder	Optionale Felder	Verwendung
Kunde	Verkaufskunden	Name, Adresse, USt-ID*	Telefon, E-Mail, Ansprechpartner	Rechnungsstellung, Aufträge
Lieferant	Einkaufslieferanten	Name, Adresse, Steuernummer	Konto, Zahlungsbedingungen	Einkauf, Kreditorenbuchhaltung
Interessent	Potentielle Kunden	Name, Kontaktdaten	Quelle, Status	Marketing, CRM
Mitarbeiter	Interne Kontakte	Name, Abteilung	Telefon, E-Mail, Personalnummer	HR, interne Kommunikation
Dienstleister	Externe Services	Name, Adresse, Leistung	Qualifikation, Tarife	Projektmanagement

*USt-ID nur bei Geschäftskunden erforderlich

FiBu-Konten Grundausstattung

Kontobereich	Kontenrange	Beispielkonten	Verwendung
Anlagevermögen	0000-0999	0440 (Maschinen), 0480 (Software)	Langfristige Wirtschaftsgüter
Umlaufvermögen	1000-1999	1200 (Forderungen), 1600 (Kasse)	Kurzfristige Vermögenswerte
Eigenkapital	2000-2999	2000 (Stammkapital), 2100 (Rücklagen)	Eigenkapital-Komponenten
Fremdkapital	3000-3999	3300 (Verbindlichkeiten), 3800 (USt)	Schulden und Verbindlichkeiten
Erträge	8000-8999	8400 (Umsatzerlöse), 8500 (Provisionen)	Verkaufserlöse
Aufwendungen	4000-7999	4400 (Wareneinkauf), 6200 (Miete)	Betriebsausgaben

Benutzergruppen und Rechte

Benutzergruppe	Module	Lesen	Schreiben	Löschen	Spezialrechte
Administratoren	Alle	✅	✅	✅	System-Konfiguration, Backup
Sachbearbeiter	Stammdaten, Aufträge, Lager	✅	✅	❌	Belege erstellen, Drucken
Buchhaltung	FiBu, Berichte, Mahnwesen	✅	✅	❌	Buchungen, Jahresabschluss
Nur-Lesen	Berichte, Auswertungen	✅	❌	❌	Nur Anzeige und Druck
Vertrieb	Kunden, Angebote, Aufträge	✅	✅	❌	Preise ändern, Rabatte

---

Validierung und Tests

Testszenarios nach Konfiguration

Nach jedem Konfigurationsschritt sollten Sie folgende Tests durchführen:

1. Modul-Tests

   • Alle aktivierten Module sind erreichbar
   • Keine Fehlermeldungen beim Modulwechsel
   • Performance ist akzeptabel

2. Benutzer-Tests

   • Anmeldung mit verschiedenen Benutzergruppen
   • Zugriffsbeschränkungen funktionieren korrekt
   • Passwort-Richtlinien werden durchgesetzt

3. Stammdaten-Tests

   • Kunde/Lieferant anlegen und bearbeiten
   • Adressvalidierung funktioniert
   • Pflichtfelder werden überwacht

4. Buchungstest

   • Einfache Buchung auf Testkonten
   • Steuerberechnung prüfen
   • Saldenliste erstellen

5. Drucktest

   • Testrechnung mit Firmenlogo drucken
   • E-Mail-Versand funktioniert
   • Layout ist korrekt

Checkliste Funktionstest

Funktion	Status	Getestet am	Bemerkungen
Benutzeranmeldung	☐	..___
Modulzugriff	☐	..___
Adresse anlegen	☐	..___
FiBu-Buchung	☐	..___
Beleg drucken	☐	..___
Job-Ausführung	☐	..___
Backup-Funktion	☐	..___

---

Fehlerbehebung

Häufige Konfigurationsprobleme

Problem	Symptom	Lösung
Module laden nicht	Weiße Seite oder Timeout	Webserver-Logs prüfen, Speicher erhöhen
Benutzer kann sich nicht anmelden	Fehlermeldung "Ungültige Anmeldedaten"	Passwort zurücksetzen, Benutzergruppe prüfen
Konten nicht verfügbar	Fehler bei Buchungsversuch	Kontenrahmen-Import wiederholen
Druckvorlagen fehlen	Leere Ausdrucke	Vorlagen-Upload prüfen, Pfade kontrollieren
Jobs laufen nicht	Keine automatischen Aktionen	Scheduler-Service starten, Zeitplan prüfen

Logdateien und Diagnose

Wichtige Logdateien zur Problemanalyse:

• /logs/system.log - Systemfehler und Warnungen
• /logs/database.log - Datenbankverbindungen und -fehler
• /logs/user.log - Benutzeraktivitäten und Anmeldungen
• /logs/jobs.log - Automatische Jobs und deren Status

Diagnose-Tools verwenden:

• System → Systemdiagnose - Grundlegende Systemprüfung
• System → Datenbankcheck - Datenbankintegrität prüfen
• System → Performance-Monitor - Systemlast überwachen

---

Checkliste für Go-Live

Vor der Produktivnahme müssen alle Punkte erledigt sein:

Systemkonfiguration

• ☐ Alle Module aktiviert und getestet
• ☐ Benutzer angelegt mit korrekten Rechten
• ☐ Passwort-Richtlinien durchgesetzt
• ☐ Backup-Strategie implementiert und getestet

Stammdaten

• ☐ Adressarten konfiguriert und validiert
• ☐ FiBu-Konten angelegt mit korrekten Zuordnungen
• ☐ Geldkonten eingerichtet mit Bankverbindungen
• ☐ Einheiten definiert mit Umrechnungsfaktoren

Geschäftsprozesse

• ☐ Belegoptionen eingestellt für alle Belegtypen
• ☐ Druckvorlagen angepasst mit Firmendesign
• ☐ Job-Management konfiguriert für Automatisierung
• ☐ Workflows getestet mit Beispieldaten

Dokumentation und Schulung

• ☐ Konfiguration dokumentiert für Nachvollziehbarkeit
• ☐ Benutzerhandbücher für End-User erstellt
• ☐ Schulungen durchgeführt für alle Benutzergruppen
• ☐ Support-Kontakte kommuniziert

---

FAQ - Häufig gestellte Fragen

1. In welcher Reihenfolge sollte ich die Konfiguration durchführen?

Antwort: Befolgen Sie unbedingt die angegebene Reihenfolge: Benutzer & Rechte → Adressarten → FiBu-Konten → Geldkonten → Einheiten → Belegoptionen → Druckvorlagen → Job-Management → Module (als letzter Schritt). Die Module werden bewusst am Ende aktiviert, da alle Grundkonfigurationen bereits vorhanden sein müssen.

2. Warum werden Module als letztes konfiguriert?

Antwort: Module greifen auf die in den vorherigen Schritten konfigurierten Stammdaten zu (Benutzerrechte, Konten, Einheiten etc.). Werden Module zu früh aktiviert, können Fehler auftreten oder Funktionen sind nicht vollständig verfügbar. Die Aktivierung am Ende stellt sicher, dass alle Abhängigkeiten erfüllt sind.

3. Kann ich Konfigurationen später ändern?

Antwort: Ja, aber mit Einschränkungen. Grundlegende Änderungen (z.B. Kontenrahmen) sollten nur in Abstimmung mit der Buchhaltung erfolgen. Benutzerrechte und Druckvorlagen können jederzeit angepasst werden.

4. Wie viele Benutzer sollte ich initial anlegen?

Antwort: Starten Sie mit wenigen Test-Benutzern (1-2 pro Benutzergruppe) für die Einrichtungsphase. Weitere Benutzer können später problemlos ergänzt werden.

5. Muss ich alle Module sofort aktivieren?

Antwort: Nein, aktivieren Sie nur die Module, die Sie unmittelbar benötigen. Zusätzliche Module können später aktiviert werden. Pflichtmodule (Stammdaten, Benutzerverwaltung, FiBu) sind jedoch erforderlich.

6. Was passiert, wenn ich Fehler in der Konfiguration mache?

Antwort: Die meisten Konfigurationsfehler können korrigiert werden. Kritisch sind nur Änderungen an bereits produktiv genutzten FiBu-Konten. Führen Sie vor größeren Änderungen immer ein Backup durch.

7. Wie lange dauert die komplette Konfiguration?

Antwort: Planen Sie 4-6 Stunden für die Grundkonfiguration ein. Bei komplexen Anforderungen oder vielen Anpassungen kann es länger dauern. Wichtig ist, jeden Schritt vollständig abzuschließen und zu testen.

8. Brauche ich Unterstützung bei der Konfiguration?

Antwort: Für Standardkonfigurationen ist diese Anleitung ausreichend. Bei branchenspezifischen Anforderungen oder komplexen Workflows empfehlen wir Unterstützung durch unseren Professional Services.