Belege

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Übersicht der Belegtypen
3. Grundlegende Bedienung
4. Einkaufsprozess-Belege
   • Anfrage erstellen
   • Bestellung erstellen
   • Eingangslieferschein erstellen
   • Eingangsrechnung erstellen
5. Verkaufsprozess-Belege
   • Angebot erstellen
   • Auftrag erstellen
   • Ausgangslieferrechnung erstellen
   • Ausgangslieferschein erstellen
   • Ausgangsrechnung erstellen
   • Direktverkauf erstellen
6. Lagerverwaltungs-Belege
   • Inventur erstellen
   • Inventar einbuchen
   • Inventar ausbuchen
7. Gemeinsame Funktionen
8. Fehlerbehebung
9. FAQ - Häufig gestellte Fragen

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Einführung

Zweck dieser Dokumentation

Diese Dokumentation richtet sich an alle Anwender der eaWi Warenwirtschaft, die mit der Erstellung verschiedener Belegtypen arbeiten. Sie bietet eine strukturierte Anleitung zur effizienten Bearbeitung aller relevanten Geschäftsdokumente vom Einkauf bis zum Verkauf.

Zielgruppe

• Primär: Sachbearbeiter Einkauf und Verkauf
• Sekundär: Lagermitarbeiter, Teamleiter und neue Mitarbeiter
• Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit der eaWi Warenwirtschaft

Systemzugang

Stellen Sie sicher, dass Sie über die entsprechenden Benutzerrechte für die Belegbearbeitung verfügen.

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Übersicht der Belegtypen

Belegtyp / Vorgang	Verwendung	Einkauf	Verkauf	Workflow-Position
Anfrage	Preisanfrage an Lieferanten	✅	❌	Einkaufsprozess Start
Angebot	Angebot an Kunden	❌	✅	Verkaufsprozess Start
Auftrag	Auftragsabwicklung	❌	✅	Nach Angebot
Ausgangslieferrechnung	Lieferung und Rechnung kombiniert	❌	✅	Nach Angebotsannahme
Ausgangslieferschein	Warenausgang dokumentieren	❌	✅	Nach Angebotsannahme
Ausgangsrechnung	Rechnungsstellung	❌	✅	Abschluss Verkauf
Bestellung	Warenbeschaffung	✅	❌	Nach Anfrage
Direktverkauf	Barverkauf ohne Auftrag	❌	✅	Direkter Verkauf
Eingangslieferschein	Wareneingang dokumentieren	✅	❌	Nach Bestellung
Eingangsrechnung	Lieferantenrechnung erfassen	✅	❌	Nach Lieferschein
Inventur	Bestandserfassung	❌	❌	Lagerverwaltung
Inventar ausbuchen	Warenabgang ohne Verkauf	❌	❌	Lagerverwaltung
Inventar einbuchen	Warenzugang ohne Bestellung	❌	❌	Lagerverwaltung

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Grundlegende Bedienung

System aufrufen

1. Melden Sie sich in der eaWi Warenwirtschaft an
2. Navigieren Sie zu "Datei" → "Neu"
3. Wählen Sie den gewünschten Belegtyp aus der Dropdown-Liste

Positionen zu Belegen hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Positionen zu einem Beleg hinzuzufügen:

Methode 1: Drag'n'Drop

• Ziehen Sie Artikel direkt in das Lieferziel des Belegs

Methode 2: Produktsuche

1. Verwenden Sie die Produktsuche links unten im Beleg
2. Wählen Sie den Eingabemodus:
   • Autovervollständigung: Suche nach Artikelname mit Vorschlägen
   • SKU Immediate: Direkte Eingabe der Artikelnummer
3. Geben Sie die gewünschte Menge ein
4. Optional: Aktivieren Sie die Preis-Checkbox für einen abweichenden Preis
   • Wählen Sie Brutto oder Netto als Preisart
5. Klicken Sie auf "+ Position Hinzufügen"

💡 Tipp: Die Summen (Steuer + Netto = Brutto) werden rechts unten im Footer angezeigt.

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Einkaufsprozess-Belege

Anfrage erstellen

Wann verwenden?

Erstellen Sie Anfragen für Preisauskünfte bei Lieferanten oder für Ausschreibungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neue Anfrage anlegen

1. Klicken Sie auf "Datei" → "Neu"
2. Wählen Sie "Anfrage" aus der Liste
3. Das Anfrage-Eingabeformular öffnet sich

2. Kopfdaten eingeben

• Vertragspartner: Wählen Sie den Lieferanten über die Suchfunktion aus
• Belegdatum: Wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt

3. Positionen hinzufügen

Verwenden Sie eine der beiden Methoden:

• Drag'n'Drop: Ziehen Sie Artikel in das Lieferziel
• Produktsuche: Suchen Sie nach Artikelbezeichnung oder SKU über die Produktsuche links unten

⚠️ Wichtig: Bei Anfragen müssen noch keine Preise eingegeben werden.

Bestellung erstellen

Ausgangssituation

Bestellungen entstehen aus bestätigten Anfragen oder bei bekannten Lieferanten direkt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neue Bestellung erstellen

1. "Datei" → "Neu" → "Bestellung"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Lieferant) aus
3. Positionen über Drag'n'Drop oder Produktsuche erfassen

Eingangslieferschein erstellen

Verwendungszweck

Dokumentation des Wareneingangs nach erfolgter Bestellung.

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Eingangslieferschein"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Lieferant) aus
3. Fügen Sie die gelieferten Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzu
4. Bestätigen Sie die gelieferten Mengen

Eingangsrechnung erstellen

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Eingangsrechnung"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Lieferant) aus
3. Fügen Sie die Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzu

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Verkaufsprozess-Belege

Angebot erstellen

Wann verwenden?

Erstellen Sie Angebote für potenzielle Kunden zur Preisanfrage oder bei Ausschreibungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neues Angebot anlegen

1. Klicken Sie auf "Datei" → "Neu"
2. Wählen Sie "Angebot" aus der Liste
3. Das Angebots-Eingabeformular öffnet sich

2. Kopfdaten eingeben

• Vertragspartner: Wählen Sie den Kunden über die Suchfunktion aus
• Belegdatum: Wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt

3. Positionen hinzufügen

Verwenden Sie eine der beiden Methoden:

• Drag'n'Drop: Ziehen Sie Artikel in das Lieferziel
• Produktsuche: Verwenden Sie die Produktsuche links unten im Beleg und geben Sie Menge sowie bei Bedarf abweichende Preise ein

⚠️ Wichtig: Prüfen Sie die automatisch berechneten Preise vor dem Speichern.

Auftrag erstellen

Ausgangssituation

Aufträge entstehen meist aus bestätigten Angeboten oder durch direkte Kundenbestellungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Auftrag"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Kunde) aus
3. Fügen Sie Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzu

Ausgangslieferrechnung erstellen

Besonderheit

Kombiniert Lieferung und Rechnung in einem Beleg - ideal für Direktlieferungen.

Anwendung

1. "Datei" → "Neu" → "Ausgangslieferrechnung"
2. Vertragspartner (Kunde) auswählen
3. Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzufügen
4. Lieferung und Fakturierung in einem Vorgang

Ausgangslieferschein erstellen

Verwendungszweck

Dokumentation des Warenausgangs vor oder ohne Rechnungsstellung.

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Ausgangslieferschein"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Kunde) aus
3. Fügen Sie die zu liefernden Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzu

Ausgangsrechnung erstellen

Verwendungszweck

Rechnungsstellung an Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neue Ausgangsrechnung erstellen

1. Klicken Sie auf "Datei" → "Neu" → "Ausgangsrechnung"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Kunde) aus
3. Fügen Sie Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche hinzu

Direktverkauf erstellen

Anwendungsfall

Für Barverkäufe oder spontane Verkäufe ohne vorherigen Auftrag.

Besonderheiten

• Sofortige Bezahlung
• Meist kleinere Beträge
• Keine Auftragsabwicklung erforderlich

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Direktverkauf"
2. Vertragspartner (Kunde oder Laufkunde) auswählen
3. Artikel über Drag'n'Drop oder Produktsuche erfassen
4. Zahlungsart festlegen

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Lagerverwaltungs-Belege

Inventur erstellen

Zweck

Erfassung des tatsächlichen Lagerbestands für Bestandsabgleich.

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Inventur"
2. Vertragspartner (eigener Firmenkontakt) auswählen
3. Inventurbereich festlegen (Lager/Artikel)
4. Stichtag definieren
5. Zählergebnisse erfassen

Inventar einbuchen

Anwendungsfälle

• Korrekturbuchungen nach Inventur
• Zugang ohne Bestellung (Geschenke, Muster)
• Produktionsrückläufer

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. "Datei" → "Neu" → "Inventar einbuchen"
2. Vertragspartner (eigener Firmenkontakt) auswählen
3. Artikel über Produktsuche auswählen
4. Menge und Grund eingeben
5. Lagerort bestimmen

Inventar ausbuchen

Anwendungsfälle

• Schwund, Verderb
• Entnahme für Eigenbedarf
• Korrekturbuchungen nach Inventur

Vorgehen

1. "Datei" → "Neu" → "Inventar ausbuchen"
2. Vertragspartner (eigener Firmenkontakt) auswählen
3. Artikel über Produktsuche auswählen und Menge eingeben
4. Ausbuchungsgrund dokumentieren
5. Beleg freigeben

⚠️ Wichtig: Ausbuchungen beeinflussen direkt den Lagerbestand und sind nicht reversibel.

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Gemeinsame Funktionen

Panel: Beleginformation

Das Panel Beleginformation enthält die Kopfdaten des Belegs:

Feld	Beschreibung
Belegart	Typ des Belegs (z.B. Eingangslieferschein)
Belegnummer	Eindeutige, automatisch vergebene Nummer
Erstellt	Erstellungsdatum und -zeit
Vertragspartner	Zugeordneter Geschäftspartner
Rechnungsadresse	Adresse für die Rechnungsstellung
Zahlungsoption	Hinterlegte Zahlungsart
Belegdatum	Datum des Belegs
Notiz	Freitextfeld für Anmerkungen
Schlagworte	Tags zur Kategorisierung
Steuerbefreit	Checkbox für steuerbefreite Belege

Lieferziele (Delivery Goals)

Ein Beleg kann mehrere Lieferziele enthalten. Jedes Lieferziel gruppiert Positionen mit gleicher Lieferadresse oder Lieferoption:

• Lieferziele werden als aufklappbare Bereiche im Beleg angezeigt
• Jedes Lieferziel hat einen eigenen Header mit Adresse und Lieferoption
• Positionen werden per Drag'n'Drop oder Produktsuche zum ausgewählten Lieferziel hinzugefügt
• Neue Lieferziele können über "Lieferziel Hinzufügen" erstellt werden

Belegnummernvergabe

Alle Belege erhalten automatisch eine eindeutige Belegnummer. Es gibt keine spezifischen "Rechnungsnummern" oder "Lieferscheinnummern" - alle Belege verwenden das einheitliche Belegnummernsystem.

Vertragspartner-Zuordnung

Bei jedem Beleg muss ein Vertragspartner gesetzt werden:

• Bestellungen: Der Käufer
• Anfragen: Der Lieferant
• Inventuren: Der eigene Firmenkontakt
• Verkaufsbelege: Der Kunde
• Lagerbuchungen: Der eigene Firmenkontakt

Aufbau des Belegfensters

Das Belegfenster besteht aus zwei Hauptbereichen:

Hauptbereich (fest):

• Lieferziele mit Positionen: Der zentrale Bereich zeigt die Lieferziele und deren Positionen
• Footer: Produktsuche und Summenanzeige

Dockbare Panels (ein-/ausblendbar): Die folgenden Bereiche sind dockbare Panels, die Sie frei positionieren, ein- und ausblenden können:

Panel	Beschreibung
Beleginformation	Kopfdaten des Belegs (Vertragspartner, Datum, etc.)
Status	Aktueller Status und verfügbare Aktionen
Dateien	Angehängte Dokumente und Medien
Lieferungen	Übersicht der Sendungen mit Tracking-Status
Referenzen	Externe Referenzen und Verknüpfungen
Beleg-optionen	Optionen für den gesamten Beleg
Zahlungen	Zugeordnete Zahlungstransaktionen
Belegnotizen	Notizen und Anmerkungen
Positionsoptionen	Optionen für ausgewählte Positionen

💡 Tipp: Panels können über das Menü "Ansicht" ein- und ausgeblendet werden. Die Panel-Positionen werden gespeichert.

Panels: Beleg- und Positionsoptionen

Die Panels Beleg-optionen und Positionsoptionen ermöglichen zusätzliche Konfigurationen:

• Beleg-optionen: Wirken auf den gesamten Beleg (z.B. Rabatte, Versandkonditionen)
• Positionsoptionen: Wirken nur auf die aktuell ausgewählte Position

Jede Option kann Netto- und Brutto-Werte sowie eine Notiz enthalten. Die verfügbaren Optionen werden vom Administrator konfiguriert.

Duplizieren

Über das Menü "Bearbeiten" → "Duplizieren" können Sie einen Beleg als Vorlage für einen neuen Beleg verwenden.

Suchfunktionen

• Vertragspartner: Eingabe der ersten Buchstaben
• Artikel: Suche nach Bezeichnung oder SKU über Produktsuche
• Belege: Volltextsuche in allen Feldern

Belegverlauf

Jeder Beleg protokolliert automatisch:

• Erstellungsdatum und -zeit
• Bearbeitender Benutzer
• Zustandsänderungen (z.B. "Gebucht")

Der Belegverlauf ist im unteren Bereich des Belegfensters unter "Belegverlauf" einsehbar.

Belegstatus und Aktionen

Der Status-Bereich zeigt den aktuellen Zustand des Belegs (z.B. "Gebucht") und die verfügbaren Aktionen:

• Der aktuelle Status wird als Überschrift angezeigt
• Darunter erscheinen Buttons für mögliche Übergänge (Transitionen)
• Die verfügbaren Aktionen hängen von Belegart und aktuellem Status ab
• Die Aktionen werden durch eine serverseitige State Machine gesteuert

💡 Hinweis: Die konkreten Buttons variieren je nach Konfiguration und Workflow.

Toolbar-Funktionen

In der unteren Toolbar finden Sie folgende Aktionen:

Funktion	Beschreibung
Drucken	Beleg ausdrucken (mit optionalem Druckdialog)
Als PDF speichern	Beleg als PDF-Datei exportieren
Vorgang durchsuchen	Öffnet die Belegsuche mit dem aktuellen Vorgang
Als CSV Speichern	Positionen als CSV-Datei exportieren
Lieferziel Hinzufügen	Fügt ein neues Lieferziel zum Beleg hinzu

💡 Tipp: Nutzen Sie die Drag'n'Drop-Funktion für schnelles Hinzufügen von Artikeln.

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Fehlerbehebung

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Vertragspartner nicht gefunden"

Lösung:

1. Prüfen Sie die Schreibweise
2. Verwenden Sie die Suchfunktion
3. Kontaktieren Sie die Stammdatenpflege

Problem: "Artikel nicht verfügbar"

Lösung:

1. Verwenden Sie die Produktsuche links unten im Beleg
2. Prüfen Sie Lagerbestand
3. Kontaktieren Sie das Lager
4. Verwenden Sie Ersatzartikel

Problem: "Preise werden nicht übernommen"

Lösung:

1. Setzen Sie abweichende Preise über die Produktsuche
2. Prüfen Sie Gültigkeit der Preisliste
3. Kontrollieren Sie Vertragspartner-Konditionen
4. Aktualisieren Sie Stammdaten

Problem: "Beleg lässt sich nicht fortführen"

Lösung:

1. Prüfen Sie, ob Vertragspartner gesetzt ist
2. Kontrollieren Sie weitere Pflichtfelder (rot markiert)
3. Prüfen Sie Datumsangaben
4. Kontrollieren Sie Benutzerrechte

Problem: "Lagerbestand stimmt nicht"

Lösung:

1. Prüfen Sie offene Belege
2. Kontrollieren Sie Buchungshistorie
3. Führen Sie Inventur durch

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FAQ - Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich einen bereits erstellten Beleg noch ändern?

Antwort: Belege können bearbeitet werden, solange sie nicht abgeschlossen sind. Die Änderungsmöglichkeiten hängen von den konfigurierten Berechtigungen ab.

2. Wie erstelle ich eine Rechnung für einen Kunden?

Antwort:

1. Erstellen Sie einen neuen Beleg vom Typ "Ausgangsrechnung" oder "Ausgangslieferrechnung"
2. Wählen Sie den Vertragspartner (Kunde) aus
3. Fügen Sie die gewünschten Artikel hinzu
4. Die Rechnung wird automatisch mit einer eindeutigen Belegnummer versehen

3. Was ist der Unterschied zwischen Ausgangslieferschein und Ausgangslieferrechnung?

Antwort:

• Ausgangslieferschein: Nur Dokumentation der Lieferung
• Ausgangslieferrechnung: Kombiniert Lieferung und Fakturierung in einem Beleg

4. Wie finde ich bereits erstellte Belege wieder?

Antwort: Nutzen Sie die Belegsuche:

• Nach Belegnummer
• Nach Vertragspartner
• Nach Zeitraum
• Nach Status
• Nach Belegtyp

5. Wie dokumentiere ich eine Lieferung?

Antwort:

1. Erstellen Sie einen Ausgangslieferschein oder Ausgangslieferrechnung
2. Fügen Sie die gelieferten Artikel mit den tatsächlichen Mengen hinzu
3. Der Beleg dokumentiert den Warenausgang

6. Wie führe ich eine Inventur durch?

Antwort:

1. Erstellen Sie einen neuen Beleg vom Typ "Inventur"
2. Wählen Sie den eigenen Firmenkontakt als Vertragspartner
3. Erfassen Sie die gezählten Bestände
4. Der Beleg dokumentiert die Bestandsaufnahme

7. Welche Vertragspartner setze ich bei welchem Beleg?

Antwort:

• Einkaufsbelege: Lieferant als Vertragspartner
• Verkaufsbelege: Kunde als Vertragspartner
• Lagerbelege/Inventur: Eigener Firmenkontakt als Vertragspartner
• Bestellungen: Käufer als Vertragspartner