Zahlungen

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Voraussetzungen
3. Übersicht der Zahlungszuweisung
4. Schritt-für-Schritt-Anleitung
   • 4.1 Zahlungseingang öffnen
   • 4.2 Passende Belege suchen
   • 4.3 Zahlung zuweisen
   • 4.4 Teilzahlungen verarbeiten
5. Feldererklärungen
6. Praktische Beispiele
7. Fehlerbehebung
8. Tipps und Hinweise
9. FAQ - Häufig gestellte Fragen

---

Einführung

Diese Dokumentation richtet sich an Sachbearbeiter, die im ERP-System eingegangene Zahlungen den entsprechenden Belegen (Rechnungen, Aufträge) zuweisen müssen.

Zweck dieser Anleitung:

• Sichere und korrekte Zuordnung von Zahlungseingängen
• Vermeidung von Fehlbuchungen und Doppelzuweisungen
• Effiziente Bearbeitung des täglichen Zahlungsverkehrs

Zielgruppe: Sachbearbeiter in der Buchhaltung und im Kundenservice ohne spezielle IT-Kenntnisse

---

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Zahlungszuweisung beginnen, stellen Sie sicher, dass:

• ✅ Ihre Benutzerrechte für den Bereich "Zahlungen" aktiviert sind
• ✅ Die Bankdaten bereits importiert oder manuell erfasst wurden
• ✅ Sie über die entsprechenden Belegnummern oder Kundendaten verfügen

---

Übersicht der Zahlungszuweisung

Die Zahlungszuweisung erfolgt in drei Hauptschritten:

Zahlungseingang → Beleg suchen → Zuweisung durchführen

Wichtige Grundregeln:

• Eine Zahlung kann mehreren Belegen zugewiesen werden (bei Sammelzahlungen)
• Ein Beleg kann mehrere Teilzahlungen erhalten
• Überzahlungen werden automatisch als Guthaben verbucht
• Alle Zuweisungen sind protokolliert und nachverfolgbar

---

Schritt-für-Schritt-Anleitung

4.1 Zahlungseingang öffnen

1. Navigieren Sie zum Menü "Finanzen"

   • Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Finanzen
   • Wählen Sie Zahlungseingänge aus dem Untermenü

2. Zahlungsübersicht aufrufen

   • Sie sehen eine Liste aller unzugeordneten Zahlungen
   • Status-Filter nutzen: Wählen Sie "Nicht zugewiesen"

3. Gewünschte Zahlung auswählen

   • Doppelklick auf die Zeile mit der gewünschten Zahlung
   • Alternative: Häkchen setzen und Button Bearbeiten klicken

4.2 Passende Belege suchen

4. Suchfunktion verwenden

   • Im Bereich "Belegsuche" können Sie nach verschiedenen Kriterien suchen:
     • Belegnummer (wenn im Verwendungszweck angegeben)
     • Kundennummer oder Kundenname
     • Betrag (exakt oder ähnlich)
     • Datum (Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum)

5. Suchergebnisse prüfen

   • Gefundene Belege werden in einer Tabelle angezeigt
   • Wichtig: Prüfen Sie Betrag, Datum und Kundendaten
   • Status-Spalte zeigt an: Offen, Teilbezahlt, Bezahlt

4.3 Zahlung zuweisen

6. Beleg auswählen

   • Markieren Sie den passenden Beleg in der Ergebnisliste
   • Mehrfachauswahl: Strg + Klick für mehrere Belege

7. Zuweisung durchführen

   • Klicken Sie auf Zahlung zuweisen
   • Automatische Berechnung: System schlägt Zuweisungsbetrag vor
   • Manuelle Anpassung: Bei Teilzahlungen Betrag manuell eingeben

8. Zuweisung bestätigen

   • Prüfen Sie die Zuweisungsdetails im Bestätigungsdialog
   • Klicken Sie Speichern zur finalen Bestätigung

4.4 Teilzahlungen verarbeiten

9. Bei Teilzahlungen

   • Geben Sie im Feld "Zuweisungsbetrag" den Teilbetrag ein
   • Restbetrag wird automatisch berechnet und angezeigt
   • Beleg bleibt im Status "Teilbezahlt"

10. Überzahlungen handhaben

    • Bei Überzahlungen erscheint automatisch der Dialog "Guthaben"
    • Guthaben auf Kundenkonto: Automatisch verbucht
    • Rücküberweisung: Manuell über separaten Prozess

---

Feldererklärungen

Zahlungsdetails

Feldname	Beschreibung	Typ	Pflicht
Zahlungsdatum	Datum des Zahlungseingangs	Datum	Ja*
Betrag	Eingegangener Betrag in EUR	Dezimal	Ja*
Verwendungszweck	Banküberweisung-Verwendungszweck	Text	Nein
Absender	Name des Zahlenden	Text	Ja*
Referenz	Interne Zahlungsreferenz	Text	Ja*

*Automatisch befüllt bei Bankimport

Belegsuche

Feldname	Beschreibung	Typ	Pflicht
Belegnummer	Rechnungs- oder Auftragsnummer	Text	Nein
Kundennummer	Eindeutige Kundennummer	Numerisch	Nein
Kundenname	Name oder Firma des Kunden	Text	Nein
Betrag von/bis	Betragsbereich für Suche	Dezimal	Nein
Fälligkeitsdatum	Datum der Fälligkeit	Datum	Nein

Zuweisungsdetails

Feldname	Beschreibung	Typ	Pflicht
Zuweisungsbetrag	Betrag der Zuweisung	Dezimal	Ja
Zahlungsart	Art der Zahlung (Überweisung, etc.)	Auswahl	Ja
Bemerkung	Zusätzliche Notizen	Text	Nein

---

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Einfache Rechnungszahlung

Situation: Kunde zahlt Rechnung RE-2024-001 über 1.250,00 EUR

Vorgehen:

1. Zahlungseingang 1.250,00 EUR öffnen
2. In Belegsuche "RE-2024-001" eingeben
3. Rechnung wird gefunden (Status: Offen, Betrag: 1.250,00 EUR)
4. Zahlung vollständig zuweisen
5. Ergebnis: Rechnung = Status "Bezahlt"

Beispiel 2: Teilzahlung

Situation: Kunde zahlt 500,00 EUR auf Rechnung über 1.200,00 EUR

Vorgehen:

1. Zahlungseingang 500,00 EUR öffnen
2. Entsprechende Rechnung suchen und auswählen
3. Zuweisungsbetrag manuell auf 500,00 EUR setzen
4. Ergebnis: Rechnung = Status "Teilbezahlt", Restbetrag 700,00 EUR

Beispiel 3: Sammelzahlung

Situation: Kunde zahlt 2.000,00 EUR für drei verschiedene Rechnungen

Vorgehen:

1. Zahlungseingang 2.000,00 EUR öffnen
2. Alle drei Rechnungen über Mehrfachauswahl markieren
3. Beträge entsprechend zuweisen (z.B. 800 + 600 + 600 EUR)
4. Ergebnis: Alle drei Rechnungen auf "Bezahlt"

---

Fehlerbehebung

Häufige Probleme und Lösungen

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Beleg nicht gefunden	Falsche Belegnummer oder Kunde	Alternative Suchkriterien verwenden (Kundenname, Betrag)
Betrag stimmt nicht überein	Skonto abgezogen oder Rundungsdifferenz	Prüfen Sie Skontokonditionen, manuelle Anpassung
Doppelzuweisung-Warnung	Beleg bereits (teil-)bezahlt	Status des Belegs prüfen, evtl. weitere Teilzahlung
Kunde nicht gefunden	Schreibweise oder neue Kundennummer	Kundenstamm prüfen, ähnliche Namen suchen
System reagiert langsam	Große Datenmengen oder Systemlast	Suchkriterien eingrenzen, später erneut versuchen

Fehlermeldungen

"Zahlung bereits zugewiesen"

• Ursache: Zahlung wurde bereits einem anderen Beleg zugeordnet
• Lösung: Prüfen Sie den Zuweisungsverlauf im Tab "Historie"

"Unzureichende Berechtigung"

• Ursache: Ihre Benutzerrechte reichen nicht aus
• Lösung: Kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator

"Beleg ist gesperrt"

• Ursache: Beleg wird gerade von anderem Benutzer bearbeitet
• Lösung: 5-10 Minuten warten und erneut versuchen

---

Tipps und Hinweise

💡 Effizienz-Tipps

• Stapelverarbeitung: Bearbeiten Sie ähnliche Zahlungen nacheinander
• Suchfilter speichern: Häufig verwendete Suchkriterien als Favoriten speichern
• Tastenkürzel nutzen: F3 für neue Suche, Enter für Zuweisung
• Arbeitsplatz vorbereiten: Halten Sie Belege und Kontoauszüge griffbereit

⚠️ Wichtige Warnhinweise

• Nie ohne Prüfung zuweisen: Immer Kundendaten und Beträge kontrollieren
• Vorsicht bei ähnlichen Namen: Verwechslungsgefahr bei ähnlichen Firmennamen
• Skonto beachten: Bei vorzeitiger Zahlung automatischen Skontoabzug prüfen
• Buchungsdatum: Zahlung wird mit aktuellem Datum gebucht, nicht Überweisungsdatum

🔍 Qualitätskontrolle

• Tägliche Abstimmung: Vergleichen Sie zugewiesene Beträge mit Kontoauszug
• Offene Posten prüfen: Regelmäßige Kontrolle nicht zugewiesener Zahlungen
• Monatsabschluss: Alle Zahlungen des Monats müssen zugewiesen sein

---

FAQ - Häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich eine Zahlung falsch zuweise?

Antwort: Jede Zuweisung kann rückgängig gemacht werden. Gehen Sie zu "Zahlungshistorie", wählen Sie die falsche Zuweisung aus und klicken Sie "Stornieren". Die ursprüngliche Zahlung wird wieder als "nicht zugewiesen" angezeigt.

2. Kann ich eine Zahlung mehreren Belegen zuweisen?

Antwort: Ja, das ist bei Sammelzahlungen möglich. Markieren Sie mehrere Belege mit Strg+Klick und geben Sie für jeden Beleg den entsprechenden Teilbetrag an. Die Summe muss dem Zahlungsbetrag entsprechen.

3. Was mache ich bei Überzahlungen?

Antwort: Überzahlungen werden automatisch als Kundenguthaben verbucht. Sie können das Guthaben für zukünftige Rechnungen verwenden oder eine Rücküberweisung veranlassen (separater Prozess über "Kreditorenbuchhaltung").

4. Wie erkenne ich, ob ein Beleg bereits bezahlt wurde?

Antwort: Der Status wird in der Belegsuche angezeigt: "Offen" (unbezahlt), "Teilbezahlt" (Teilzahlung erhalten), "Bezahlt" (vollständig bezahlt). Zusätzlich werden bereits zugewiesene Beträge in der Spalte "Bezahlt" angezeigt.

5. Was bedeutet die Meldung 'Skonto verfügbar'?

Antwort: Der Kunde hat innerhalb der Skontofrist bezahlt und kann einen Rabatt erhalten. Das System schlägt automatisch den reduzierten Betrag vor. Prüfen Sie die Skontokonditionen und bestätigen Sie die Anpassung.

6. Wie finde ich Belege, wenn der Verwendungszweck unleserlich ist?

Antwort: Nutzen Sie alternative Suchkriterien: Kundenname (auch Teilbegriffe), Betrag (mit Toleranzbereich ±10 EUR), oder Fälligkeitsdatum. Oft hilft auch die Suche nach dem ersten Wort des Firmennamens.