Kontakte

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Grundlagen der Kontaktverwaltung
3. Neue Kontakte erstellen
4. Kontaktarten verwalten
5. Kontaktmöglichkeiten verwalten
6. Preisgruppen zuordnen
7. Bestehende Kontakte bearbeiten
8. Kontakte suchen und filtern
9. Best Practices
10. Fehlerbehebung
11. FAQ - Häufig gestellte Fragen

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Einführung

Zweck dieser Dokumentation

Diese Dokumentation richtet sich an alle Systemanwender, die mit der Verwaltung von Kontakten arbeiten. Sie bietet eine vollständige Anleitung zur effizienten Verwaltung von z.B. Kunden, Dienstleistern und Lieferanten im System.

Zielgruppe

• Primär: Alle Systemanwender
• Sekundär: Vertriebs- und Einkaufsmitarbeiter
• Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit dem System

Was sind Kontakte?

Kontakte sind zentrale Geschäftspartner-Datensätze, die alle relevanten Informationen zu jeder Art von Kontakten enthalten. Sie bilden die Grundlage für alle Geschäftsprozesse und ermöglichen eine strukturierte Verwaltung von Geschäftsbeziehungen.

Systemzugang

Öffnen Sie eine Kontakt-Suche über:

• Quicknavigation: Strg + Shift + Leertaste → "Kontakte" eingeben
• Menü: "Ansicht" → "Suchen" → gewünschte Kontakt-Suche auswählen

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Grundlagen der Kontaktverwaltung

Übersicht der vordefinierten Kontaktarten

Kontakte können in beliebige Kontaktarten unterteilt werden. Die verschiedenen Kontaktarten werden in der Kontaktarten Verwaltung angelegt und können danach einem Kontakt zugewiesen werden. In dieser Dokumentation gehen wir von den drei vordefinierten Kontaktarten aus.

Kontaktart	Beschreibung	Hauptverwendung
Kunde	Abnehmer von Produkten/Dienstleistungen	Verkaufsprozesse
Lieferant	Anbieter von Waren/Dienstleistungen	Einkaufsprozesse
Dienstleister	Externe Serviceanbieter	Projektmanagement

Kontakt-Hierarchie

Kontakt (Hauptentität mit Grunddaten (Name, Adresse, Kontaktart))
├── Adressen (Name, Anschrift, Adressart)
├── Finanzen (Bankverbindung, Steuerinformationen, Liefersperre)
├── Kontaktmöglichkeiten (1 bis n Personen)
├── Preise (Produktbezogene Sonderkonditionen)
├── Dateien (Verschiedene Dateianhänge)
└── Inventargruppen (Mehr dazu unter Inventargruppen)

Vorteile der zentralen Kontaktverwaltung

• ✅ Einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen
• ✅ Vermeidung von Doppelerfassungen
• ✅ Effiziente Kommunikation über Ansprechpartner
• ✅ Vollständige Geschäftshistorie pro Kontakt

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Neue Kontakte erstellen

Vor der Kontakterstellung prüfen

1. Duplikatsprüfung: Existiert der Kontakt bereits?
2. Kontaktart bestimmen: Kunde, Lieferant oder Dienstleister?
3. Vollständigkeit: Sind alle notwendigen Informationen verfügbar?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neuen Kontakt anlegen

1. Navigieren Sie zu "Datei" → "Neu"
2. Klicken Sie auf "Neuer Kontakt"
3. Das Eingabeformular öffnet sich

2. Grunddaten erfassen

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Kontaktnummer	Automatische Vergabe	Text	✅	KD-2025-001
Kontaktart	Kunde/Lieferant/Dienstleister	Auswahl	✅	Kunde
Firmenname/Vor- und Zuname	Vollständiger Unternehmensname / Name	Text	✅	Musterfirma GmbH

3. Adressdaten eingeben

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Land	Länderauswahl	Auswahl	✅	DE
Anrede	Anrede	Text	❌	Herr
Name A	Name A	Text	✅	Max
Name B	Name B	Text	❌	Mustermann
Name C	Name C	Text	❌
Straße	Straße	Text	✅	Musterstraße
Hausnummer	Hausnummer	Text	✅	123
Zusatz	Zusatz	Text	❌	Hof hinten links
PLZ	Postleitzahl	Text	✅	12345
Stadt	Stadtname	Text	✅	Musterstadt
Art	Adressart	Auswahl	❌	Lieferadresse

4. Kontaktmöglichkeiten

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Wert	Telefonnummer/E-Mail/...	Text	✅	+49 145 343 34
Art	Art der Kontaktmöglichkeit	Auswahl	✅	Telefon
Person	Kontaktperson	Text	❌	Max Mustermann
Notiz	Informationen	Text	❌	nur zwischen 08.00 - 16.00 Uhr

5. Finanzen

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Bankname	Name des Kreditinstituts	Text	✅	Deutsche Bank
IBAN	IBAN	Text	✅	DE10 0000 0000 10001 0000 11
BIC	BIC	Text	✅	ASDDYRTW1
Debitor	Debitorennummer (Buchhaltung)	Text	❌	10001
Kreditor	Kreditorennummer (Buchhaltung)	Text	❌	70001
Steuernr.	Steuernummer	Text	❌	124 / 424 / 5644
Ust.-Id.	Umsatzsteuer-ID	Text	❌	DE11122233
Kreditlimit	Kreditlimit des Kunden	Text	❌	5000,00
HR-Gericht	Handelsregisterzeichen	Text	❌	HR 1234
Mahnen	Kontakt Mahnen	Auswahl	❌	Nein
Liefersperre	Blockiert erstellung neuer Belege für den Kontakt	Auswahl	❌	Nein
Ohne MwSt.	Belege werden ohne MwSt. erzeugt	Auswahl	❌	Ja

6. Preise

Durch einen Klick auf den Plus Button links oben wird die Auswahl für ein Produkt geöffnet.

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Menge	Ab welcher Menge gilt die Preisregel	Text	✅	1
Aufschlag	Aufschlag (Standard 100 = Voller Preis)	Text	✅	90
Preis p.e.	Preis pro Einheit	Text	❌	19,99
Netto/Brutto	Bezogen auf den Preis pro Einheit	Auswahl	❌	Brutto
Gültig von	Ab wann gilt die Preisregel	Auswahl	❌	01.01.2025
Gültig bis	Bis wann gilt die Preisregel	Auswahl	❌	01.01.2025

Beispiel: Neuen Kunden anlegen

Kontaktart: Kunde
Firmenname: TechSolutions AG
Adresse: Technologiepark 15
PLZ: 80331
Ort: München
Land: Deutschland
E-Mail: kontakt@techsolutions.de
Telefon: +49 89 123456-0

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Kontaktarten verwalten

Kunde als Kontaktart

Kundenspezifische Felder

Bei der Auswahl von "Kunde" werden zusätzliche Felder verfügbar:

Feld	Beschreibung	Anwendung
Kundennummer	Eindeutige Kennzeichnung	Aufträge, Rechnungen
Preisgruppe	Rabatt-/Konditionsklasse	Automatische Preisberechnung
Zahlungskonditionen	Standard-Zahlungsbedingungen	Rechnungsstellung
Kreditlimit	Maximal offener Betrag	Risikomanagement
Vertriebsmitarbeiter	Zuständiger Ansprechpartner	Kundenbetreuung

Kundenstatus-Verwaltung

Status	Bedeutung	Auswirkung
Prospect	Potentieller Kunde	Angebote möglich, keine Aufträge
Aktiv	Vollwertiger Kunde	Alle Funktionen verfügbar
Inaktiv	Temporär pausiert	Keine neuen Geschäfte
Gesperrt	Dauerhaft blockiert	Kein Zugriff auf Funktionen

Lieferant als Kontaktart

Lieferantenspezifische Felder

Feld	Beschreibung	Verwendung
Lieferantennummer	Eindeutige ID	Bestellungen, Wareneingänge
Bewertung	Qualitätseinstufung	Lieferantenauswahl
Lieferzeit	Standard-Lieferzeit in Tagen	Terminplanung
Mindestbestellwert	Minimum für Bestellungen	Einkaufsoptimierung
Einkäufer	Zuständiger Mitarbeiter	Bestellabwicklung

Lieferantenbewertung

Bewertungskriterien (1-5 Sterne):
⭐ Qualität der Waren/Dienstleistungen
⭐ Termintreue und Zuverlässigkeit  
⭐ Preis-Leistungs-Verhältnis
⭐ Kommunikation und Service
⭐ Gesamtbewertung (Durchschnitt)

Dienstleister als Kontaktart

Dienstleisterspezifische Felder

Feld	Beschreibung	Einsatzgebiet
Stundensatz	Kosten pro Arbeitsstunde	Projektkalkulationen
Qualifikationen	Fähigkeiten und Zertifikate	Projektauswahl
Verfügbarkeit	Freie Kapazitäten	Ressourcenplanung
Projekte	Anzahl laufender Projekte	Auslastungsübersicht

Qualifikations-Management

Typische Qualifikationen:
├── IT-Bereich: Java, Python, SQL, Projektmanagement
├── Beratung: Prozessoptimierung, Change Management
├── Design: Webdesign, Print, Corporate Design
└── Handwerk: Elektrik, Sanitär, Heizung

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Kontaktmöglichkeiten verwalten

Kontaktmöglichkeiten-Konzept

Jeder Kontakt kann mehrere Kontaktmöglichkeiten haben, die für verschiedene Bereiche zuständig sind.

Kontaktmöglichkeit hinzufügen

1. Kontaktmöglichkeiten-Tab öffnen

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt
2. Wechseln Sie zum Tab "Kontaktmöglichkeiten"
3. Klicken Sie auf "+" links oben in der Tabelle

2. Persönliche Daten erfassen

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Beispiel
Anrede	Herr/Frau/Divers	Auswahl	✅	Herr
Titel	Akademischer Titel	Text	❌	Dr.
Vorname	Vorname der Person	Text	✅	Max
Nachname	Nachname der Person	Text	✅	Mustermann
Position	Funktion im Unternehmen	Text	❌	Geschäftsführer
Abteilung	Organisationseinheit	Text	❌	Vertrieb

3. Kontaktdaten des Ansprechpartners

Feld	Beschreibung	Typ	Pflicht	Format
E-Mail	Direkte E-Mail-Adresse	E-Mail	✅	max.mustermann@firma.de
Telefon	Durchwahl oder Mobilnummer	Text	❌	+49 123 456-789
Mobil	Mobiltelefonnummer	Text	❌	+49 170 1234567
Sekretariat	Assistenz-Kontakt	Text	❌	+49 123 456-700

4. Zuständigkeitsbereiche definieren

Bereich	Beschreibung	Typische Anwendung
Einkauf	Beschaffungsentscheidungen	Angebote, Verhandlungen
Verkauf	Vertriebsaktivitäten	Aufträge, Reklamationen
Technik	Technische Fragen	Support, Spezifikationen
Buchhaltung	Finanzielle Angelegenheiten	Rechnungen, Zahlungen
Geschäftsführung	Strategische Entscheidungen	Verträge, Partnerschaften

5. Ansprechpartner-Prioritäten

Priorität	Bedeutung	Verwendung
Hauptansprechpartner	Primärer Kontakt	Standard für alle Kommunikation
Fachbereich	Bereichsspezifisch	Nur für bestimmte Themen
Vertretung	Ersatzkontakt	Bei Abwesenheit des Hauptkontakts
Information	Passive Kommunikation	CC in E-Mails

Ansprechpartner-Beispiele

Beispiel 1: Großkunde mit mehreren Ansprechpartnern

Firma: TechCorp AG

Ansprechpartner:
1. Max Müller (Geschäftsführer)
   - Zuständig: Strategische Entscheidungen
   - Priorität: Hauptansprechpartner
   - E-Mail: mueller@techcorp.de

2. Lisa Weber (Einkaufsleiterin)  
   - Zuständig: Einkauf, Verhandlungen
   - Priorität: Fachbereich
   - E-Mail: weber@techcorp.de

3. Tom Schmidt (IT-Leiter)
   - Zuständig: Technik, Support
   - Priorität: Fachbereich  
   - E-Mail: schmidt@techcorp.de

Beispiel 2: Kleiner Lieferant

Firma: Kleinteile GmbH

Ansprechpartner:
1. Anna Klein (Inhaberin)
   - Zuständig: Alle Bereiche
   - Priorität: Hauptansprechpartner
   - E-Mail: klein@kleinteile.de
   - Telefon: +49 123 456789
   - Mobil: +49 170 1234567

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Preisgruppen zuordnen

Preisgruppen-Konzept

Preisgruppen ermöglichen die automatische Anwendung unterschiedlicher Preise und Rabatte für verschiedene Kundengruppen.

Vordefinierte Preisgruppen

Preisgruppe	Beschreibung	Rabatt	Zielgruppe
Standard	Reguläre Endkundenpreise	0%	Privatkunden, kleine Firmen
Geschäftskunde	Ermäßigte B2B-Preise	5-10%	Mittlere Unternehmen
Großkunde	Volumenrabatte	10-15%	Große Abnehmer
Partner	Partnerkonditionen	15-25%	Wiederverkäufer
VIP	Sonderkonditionen	20-30%	Strategische Kunden

Preisgruppe zuweisen

1. Kunde für Preisgruppen-Zuordnung öffnen

1. Navigieren Sie zum gewünschten Kunden-Datensatz
2. Klicken Sie auf "Preisgruppe"
3. Wählen Sie die passende Preisgruppe aus dem Dropdown

2. Preisgruppe auswählen

Schritt	Aktion	Hinweis
Analyse	Kundenumsatz und -potenzial bewerten	Basis für Entscheidung
Auswahl	Passende Preisgruppe wählen	Dropdown-Menü
Begründung	Grund für Zuordnung dokumentieren	Nachvollziehbarkeit
Genehmigung	Bei höheren Rabatten Freigabe einholen	Compliance

3. Preisgruppen-Details konfigurieren

Einstellung	Beschreibung	Optionen
Gültig ab	Startdatum der Preisgruppe	Datum auswählen
Gültig bis	Enddatum (optional)	Datum oder unbegrenzt
Produktgruppen	Einschränkung auf bestimmte Artikel	Alle oder selektiv
Mindestmenge	Rabatt nur ab bestimmter Menge	Stückzahl definieren

Preisgruppen-Automatismen

Automatische Preisberechnung

Beispiel-Berechnung:

Artikel: Laptop Premium
Listenpreis: 1.500,00 €
Kunde: TechCorp AG (Preisgruppe: Großkunde, 15% Rabatt)

Berechnung:
Listenpreis:     1.500,00 €
Rabatt (15%):     -225,00 €
Nettopreis:      1.275,00 €
MwSt. (19%):       242,25 €
Bruttopreis:     1.517,25 €

Staffelpreise kombinieren

Preisgruppen können mit mengenabhängigen Staffelpreisen kombiniert werden:

Menge	Standard	Großkunde (15%)	Ersparnis
1-9 Stück	100,00 €	85,00 €	15,00 €
10-49 Stück	95,00 €	80,75 €	14,25 €
50+ Stück	90,00 €	76,50 €	13,50 €

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Bestehende Kontakte bearbeiten

Kontakt-Suche

1. Schnellsuche verwenden

1. Klicken Sie in das Suchfeld in der Kontaktliste

2. Geben Sie Suchbegriffe ein:

   • Firmenname: "Musterfirma"
   • Kontaktnummer: "KD-2025-001"
   • Ort: "München"
   • E-Mail: "info@musterfirma.de"

3. Ergebnisse werden automatisch gefiltert

2. Erweiterte Suche nutzen

Suchkriterium	Beispiel	Verwendung
Kontaktart	Nur Kunden anzeigen	Zielgruppe eingrenzen
Status	Nur aktive Kontakte	Relevante Daten
Preisgruppe	Großkunden finden	Analyse-Zwecke
Erstelldatum	Neue Kontakte der letzten 30 Tage	Zeitraum-Filter
Branche	Alle IT-Unternehmen	Branchenanalyse

Kontaktdaten bearbeiten

1. Kontakt öffnen und bearbeiten

1. Kontakt auswählen aus der Suchergebnisliste
2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" (✏️)
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
4. Speichern Sie die Änderungen

2. Häufige Bearbeitungsszenarien

Szenario	Vorgehensweise	Besonderheiten
Adressänderung	Neue Adresse eingeben, alte als "Alte Adresse" markieren	Lieferhistorie beachten
Firmenname	Neuen Namen eingeben, Grund dokumentieren	Rechtliche Nachfolge prüfen
Ansprechpartner-Wechsel	Neuen AP hinzufügen, alten deaktivieren	Übergangszeit definieren
Status-Änderung	Neuen Status wählen, Begründung eingeben	Auswirkungen prüfen

3. Änderungs-Historie

Das System protokolliert automatisch:

• Was wurde geändert (Feldname und Werte)
• Wann (Datum und Uhrzeit)
• Von wem (Benutzername)
• Warum (optional: Begründung)

Kontakte zusammenführen (Duplikat-Bereinigung)

Duplikate identifizieren

Das System bietet eine Duplikat-Erkennung:

1. Navigieren Sie zu "Extras" → "Duplikat-Prüfung"
2. Wählen Sie Suchkriterien (Name, E-Mail, Telefon)
3. Klicken Sie auf "Duplikate suchen"
4. Prüfen Sie die Vorschläge

Zusammenführung durchführen

Schritt	Aktion	Wichtige Hinweise
Hauptkontakt wählen	Vollständigeren Datensatz auswählen	Bestellhistorie beachten
Daten übernehmen	Fehlende Informationen ergänzen	Manuelle Prüfung erforderlich
Verknüpfungen	Aufträge, Rechnungen umhängen	Automatisch durch System
Duplikat löschen	Alten Datensatz entfernen	Nach Sicherheitskopie

⚠️ Wichtig: Erstellen Sie vor Zusammenführungen ein Backup der Kontakte.

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Kontakte suchen und filtern

Suchfunktionen im Detail

Volltextsuche

Die Volltextsuche durchsucht alle Textfelder eines Kontakts:

Suchbeispiele:
"München" → Findet alle Kontakte aus München
"GmbH" → Findet alle GmbHs
"@gmail.com" → Findet alle Gmail-Adressen
"Müller" → Findet Firmen und Ansprechpartner mit "Müller"

Erweiterte Filteroptionen

Filter	Optionen	Anwendungsfall
Kontaktart	Kunde, Lieferant, Dienstleister	Rollenspezifische Listen
Status	Aktiv, Inaktiv, Prospect, Gesperrt	Arbeitsrelevante Kontakte
Preisgruppe	Standard, Großkunde, Partner, VIP	Konditions-Analyse
Land	Deutschland, Österreich, Schweiz, etc.	Regionale Auswertungen
Branche	IT, Automotive, Handel, etc.	Marktanalysen
Erstelldatum	Heute, letzte Woche, letzter Monat	Zeitraum-Analysen

Gespeicherte Suchen

Häufige Suchen speichern

1. Führen Sie eine erweiterte Suche durch
2. Klicken Sie auf "Suche speichern"
3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
4. Wählen Sie Sichtbarkeit (persönlich/öffentlich)

Beispiele für gespeicherte Suchen

Nützliche gespeicherte Suchen:

"Meine Kunden München"
- Kontaktart: Kunde
- Ort: München  
- Vertriebsmitarbeiter: [Eigener Name]

"Inaktive Lieferanten"
- Kontaktart: Lieferant
- Status: Inaktiv
- Letzte Bestellung: > 12 Monate

"VIP-Kunden Deutschland"
- Kontaktart: Kunde
- Preisgruppe: VIP
- Land: Deutschland

Export und Berichte

Kontaktlisten exportieren

1. Filter setzen für gewünschte Kontakte
2. Klicken Sie auf "Exportieren"
3. Wählen Sie Format (Excel, CSV, PDF)
4. Definieren Sie Spalten für Export
5. Download starten

Verfügbare Export-Formate

Format	Verwendung	Vorteile
Excel (.xlsx)	Weiterbearbeitung, Analysen	Formatierung, Formeln möglich
CSV (.csv)	Import in andere Systeme	Universell kompatibel
PDF (.pdf)	Drucken, Archivieren	Layout-treu, unveränderlich
vCard (.vcf)	Outlook, Smartphone	Kontakt-Import

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Best Practices

Datenqualität optimieren

Einheitliche Erfassung

Namens-Konventionen:

Firmennamen:
✅ "Musterfirma GmbH" (vollständig)
❌ "Musterfirma" (unvollständig)

Adressen:
✅ "Musterstraße 123a" (mit Hausnummer)
❌ "Musterstraße" (ohne Hausnummer)

Telefonnummern:
✅ "+49 89 123456-789" (international)
❌ "089/123456-789" (national)

Vollständigkeit sicherstellen

Kontaktart	Mindest-Informationen	Erweiterte Daten
Kunde	Name, Adresse, E-Mail, Telefon	Preisgruppe, Ansprechpartner
Lieferant	Name, Adresse, E-Mail	Bewertung, Konditionen

Workflow-Optimierung

Arbeitsteilung definieren

Rolle	Verantwortlichkeiten	Berechtigungen
Vertrieb	Kunden anlegen und pflegen	Lesen, Schreiben, Preisgruppen Standard
Einkauf	Lieferanten verwalten	Lesen, Schreiben, Bewertungen
Administration	Systemeinstellungen	Alle Rechte, Import/Export
Geschäftsführung	Freigaben erteilen	Lesen

Regelmäßige Wartung

Wartungsplan für Kontakte:

Täglich:
- Neue Kontakte auf Vollständigkeit prüfen
- Duplikate bei der Erfassung vermeiden

Wöchentlich:  
- Änderungen der letzten Woche kontrollieren
- Ansprechpartner-Daten aktualisieren

Monatlich:
- Duplikat-Prüfung durchführen
- Inaktive Kontakte identifizieren

Quartalsweise:
- Preisgruppen-Zuordnungen überprüfen
- Datenqualitäts-Bericht erstellen

Sicherheit und Compliance

Datenschutz (DSGVO)

Maßnahme	Umsetzung	Kontrolle
Zweckbindung	Nur geschäftliche Kontakte erfassen	Regelmäßige Prüfung
Datenminimierung	Nur notwendige Felder ausfüllen	Pflichtfeld-Definition
Löschfristen	Inaktive Kontakte nach 3 Jahren	Automatische Archivierung
Betroffenenrechte	Auskunft und Löschung möglich	Support-Prozess

Zugriffskontrollen

• Rollenbasierte Berechtigungen nach Tätigkeitsbereich
• Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Änderungen
• Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
• Regelmäßige Rechte-Reviews (halbjährlich)

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Fehlerbehebung

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Kontakt kann nicht gespeichert werden"

Mögliche Ursachen:

• Pflichtfelder nicht ausgefüllt
• Ungültige E-Mail-Adresse
• Duplikat bereits vorhanden
• Fehlende Berechtigung

Lösungsschritte:

1. Pflichtfelder prüfen: Alle rot markierten Felder ausfüllen
2. E-Mail validieren: Format "name@domain.de" verwenden
3. Duplikat-Suche: Nach ähnlichen Kontakten suchen
4. Berechtigung klären: Administrator kontaktieren

Problem: "Ansprechpartner wird nicht angezeigt"

Diagnose:

1. Status prüfen: Ist Ansprechpartner aktiv?
2. Berechtigung kontrollieren: Zugriff auf Ansprechpartner-Daten?
3. Filter überprüfen: Sind Filter aktiv, die den AP ausblenden?

Lösung:

Schritt-für-Schritt-Diagnose:
1. Kontakt öffnen → Tab "Ansprechpartner"
2. Filter "Nur aktive" deaktivieren
3. Ansprechpartner-Status auf "Aktiv" setzen
4. Kontakt neu laden

Problem: "Preisgruppe wird nicht angewendet"

Prüfpunkte:

• Gültigkeitsdatum: Ist Preisgruppe aktiv?
• Produktgruppen: Gilt für gewählte Artikel?
• Mindestmenge: Wird erreicht?

Fehlerbehebung:

1. Kontakt → Feld "Preisgruppe" → Preisgruppe prüfen
2. Produkt → Preisliste → Gruppenpreise kontrollieren

Problem: "Import schlägt fehl"

Häufige Fehlerquellen:

Fehler	Ursache	Lösung
"Ungültiges Dateiformat"	Falsche Dateiendung	Unterstützte Formate verwenden
"Encoding-Problem"	Falsche Zeichenkodierung	UTF-8 verwenden
"Leere Zeilen"	Leerzeilen in Datei	Datei bereinigen
"Feldmapping fehlt"	Spalten nicht zugeordnet	Alle Pflichtfelder mappen

Systemgrenzen beachten

Performance-Limits

Grenzwert	Wert	Bei Überschreitung
Kontakte gesamt	100.000	Performance-Optimierung erforderlich
Ansprechpartner pro Kontakt	50	Strukturierung überdenken
Import-Dateigröße	10 MB	Datei aufteilen
Gleichzeitige Benutzer	100	Server-Ressourcen erweitern

FAQ - Häufig gestellte Fragen

1. Kann ein Kontakt gleichzeitig Kunde und Lieferant sein?

Antwort: Nein, das System unterstützt keine gemischte Kontaktarten. Jeder Typ hat eigene Konditionen.

2. Was passiert mit Aufträgen, wenn ich einen Kontakt lösche?

Antwort: Das System verhindert das Löschen von Kontakten mit Geschäftshistorie. Stattdessen setzen Sie den Status auf "Inaktiv". Für echte Löschungen (DSGVO) kontaktieren Sie den Administrator für eine Datenarchivierung.

3. Wie kann ich Massenänderungen an Kontakten durchführen?

Antwort: Nutzen Sie die Massenbearbeitung:

1. Kontakte markieren
2. "Massenbearbeitung" → gewünschte Aktion
3. Felder ändern (z.B. Preisgruppe, Status)
4. Änderungen auf alle markierten Kontakte anwenden

4. Wie funktioniert die automatische Preisberechnung bei Staffelpreisen?

Antwort: Das System kombiniert Preisgruppen-Rabatte mit Mengen-Staffeln:

Beispiel:
Grundpreis: 100€
Preisgruppe "Großkunde": -15%
Mengenstaffel ab 10 Stück: -5%

Berechnung bei 15 Stück:
100€ - 15% (Preisgruppe) - 5% (Staffel) = 80,75€

5. Kann ich eigene Felder für Kontakte hinzufügen?

Antwort: Ja, über "Administration" → "Benutzerdefinierte Felder" können Sie zusätzliche Felder erstellen:

• Text-, Zahlen-, Datum-, Auswahl-Felder
• Pflicht- oder optionale Felder

6. Wie kann ich Kontakte nach Regionen organisieren?

Antwort: Nutzen Sie Schlagwörter oder benutzerdefinierte Felder:

• Schlagwörter: "Region-Nord", "Region-Süd"
• Feld "Vertriebsgebiet" mit Auswahlliste
• Automatische Zuordnung über PLZ-Bereiche möglich