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Belegoptionen

Inhaltsverzeichnis​

  1. Einführung
  2. Grundlagen der Belegoptionen
  3. Belegoptionen erstellen und bearbeiten
  4. Best Practices
  5. Fehlerbehebung
  6. FAQ - Häufig gestellte Fragen

Einführung​

Zweck dieser Dokumentation​

Diese Dokumentation führt Sie durch die Verwaltung der Belegoptionen in der eaWi Warenwirtschaft. Sie erfahren, wie Sie individuelle Optionen wie Rabatte, Aufschläge und Gutscheine definieren und anpassen können, die sich auf den Gesamtbetrag eines Belegs auswirken.

Zielgruppe​

  • Primär: Alle Systemanwender und Administratoren
  • Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit der eaWi Warenwirtschaft und dem Erstellen von Belegen

Was sind Belegoptionen?​

Belegoptionen sind flexible Zusätze, die Sie auf einen gesamten Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein Angebot) anwenden können. Dazu gehören:

  • Rabatte: Prozentual oder monetär abgezogene Werte (z.B. 10% Rabatt, 10 € Gutschein).
  • Aufschläge: Prozentual oder monetär hinzugefügte Werte (z.B. Versandkosten, Geschenkpapier, Etagenzuschlag).

Belegoptionen sind ideal, um zusätzliche Kosten oder Vergünstigungen, die nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet sind, transparent darzustellen und zu berechnen.

Systemzugang​

Öffnen Sie das Fenster "Belegoptionen" über die Menüleiste unter "Ansicht" → "Einstellungen" → "Belegoptionen". Alternativ können Sie die Quicknavigation nutzen, indem Sie STRG + SHIFT + LEERTASTE drücken und nach "Belegoptionen" suchen.

Grundlagen der Belegoptionen​

Funktionsweise​

Belegoptionen beeinflussen den Endbetrag eines Belegs. Sie können entweder als fester Betrag (€) oder als Prozentsatz (%) des Gesamtbetrags vor oder nach Steuern angewendet werden. Die Software berücksichtigt diese Optionen automatisch bei der Berechnung des Endpreises.

Anwendungsbeispiele​

  • Rabattaktionen: Ein prozentualer Rabatt auf den gesamten Warenkorb.
  • Gutscheine: Ein monetärer Gutscheinwert, der vom Gesamtbetrag abgezogen wird.
  • Zusatzleistungen: Ein Aufschlag für Expressversand, Geschenkverpackung oder besondere Lieferbedingungen.
  • Hinweise: Eine rein textliche Option, die nur zur Information dient und keinen Wert hat.

Vorteile der Nutzung​

  • ✅ Flexibilität: Anpassbare Rabatte, Aufschläge und Gutscheine für diverse Szenarien.
  • ✅ Transparenz: Klare Darstellung von zusätzlichen Kosten oder Vergünstigungen auf dem Beleg.
  • ✅ Automatisierte Berechnung: Das System berechnet die Belegoptionen automatisch in den Gesamtpreis ein.
  • ✅ Zentrale Verwaltung: Alle Optionen an einem Ort definieren und wiederverwenden.

Belegoptionen erstellen und bearbeiten​

Aufbau der Oberfläche​

Die Belegoptionen-Verwaltung besteht aus folgenden Elementen:

ElementBeschreibung
ToolbarButtons für "Mit Server synchronisieren" und "Neu"
SuchfeldFiltert die Liste nach eingegebenem Text
ListeÜbersicht aller angelegten Belegoptionen

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

1. Belegoptionen-Liste öffnen​

  1. Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Belegoptionen".
  2. Das Fenster mit der Liste der Belegoptionen wird angezeigt.

2. Neue Belegoption anlegen​

Methode 1: Über Toolbar

  1. Klicken Sie auf den "+"-Button in der Toolbar.
  2. Eine neue Zeile erscheint in der Liste.
  3. Geben Sie den Namen der neuen Belegoption ein (z.B. "Winterrabatt").
  4. Drücken Sie Enter zum Bestätigen.

Methode 2: Über Kontextmenü

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich der Liste.
  2. Wählen Sie "Neu".
  3. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.

3. Belegoption umbenennen​

Methode 1: Doppelklick

  1. Doppelklicken Sie auf die Belegoption.
  2. Das Textfeld wird editierbar.
  3. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

Methode 2: Kontextmenü

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  2. Wählen Sie "Umbenennen".
  3. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

4. Belegoption konfigurieren (Kontextmenü)​

Die Konfiguration erfolgt über das Rechtsklick-Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Belegoption, um folgende Einstellungen vorzunehmen:

MenüpunktBeschreibung
Wert wird abgezogenCheckbox: Aktivieren für Rabatte (Wertabzug). Deaktiviert = Aufschlag (Werterhöhung).
Wert ist...Untermenü zur Auswahl der Wertart:
↳ Nicht monetärDie Option dient nur als Text/Hinweis ohne Wert
↳ Absolute (€)Der Wert ist ein fester Betrag in Ihrer Währung
↳ Prozentual (%)Der Wert ist ein Prozentsatz des Beleggesamtbetrags
SteuerUntermenü für Steuereinstellungen:
↳ Steuer setzenÖffnet einen Dialog zur Auswahl des Steuersatzes
↳ Ist verteilte SteuerCheckbox: Aktivieren bei gemischten Steuersätzen im Beleg
StandardCheckbox: Diese Option wird als erste im Auswahlmenü vorgeschlagen

5. Liste durchsuchen​

  1. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oberhalb der Liste ein.
  2. Die Liste wird automatisch gefiltert.
  3. Löschen Sie den Suchbegriff, um alle Belegoptionen anzuzeigen.

6. Mit Server synchronisieren​

  1. Klicken Sie auf den Synchronisieren-Button (Pfeil-Symbol) in der Toolbar.
  2. Die Liste wird mit dem Server abgeglichen und aktualisiert.

💡 Hinweis: In der Belegoptionen-Verwaltung definieren Sie nur die Art der Option (Name, Werttyp, Steuer). Die konkreten Werte (z.B. 10,00 € oder 5 %) werden erst beim Hinzufügen der Option zu einem Beleg eingegeben.

Best Practices​

Klare Definition​

  • Eindeutige Namen: Geben Sie Ihren Belegoptionen klare und verständliche Namen (z.B. "Mengenrabatt >100€", "Etagenzuschlag pauschal").
  • Konsistente Anwendung: Legen Sie interne Richtlinien fest, wann welche Belegoption zu verwenden ist, um Verwirrung zu vermeiden.

Steuerliche Korrektheit​

  • Steuersätze prüfen: Stellen Sie sicher, dass die korrekten Steuersätze für Rabatte und Aufschläge hinterlegt sind, insbesondere bei "verteilten Steuern".
  • Buchhalterische Abstimmung: Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, wie bestimmte Belegoptionen verbucht werden sollen.

Regelmäßige Überprüfung​

  • Anpassungen vornehmen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Belegoptionen noch den aktuellen Geschäftsbedürfnissen entsprechen und passen Sie diese bei Bedarf an.
  • Inaktive Optionen entfernen: Löschen oder archivieren Sie Optionen, die nicht mehr verwendet werden, um die Liste übersichtlich zu halten.

Fehlerbehebung​

Häufige Probleme und Lösungen​

Problem: "Belegoption wird nicht auf den Beleg angewendet"​

Mögliche Ursachen:

  • Belegoption wurde nicht korrekt ausgewählt/zugewiesen.
  • Der Wert der Option ist 0 oder wurde nicht korrekt eingegeben.
  • Falsche Einstellung für "Wert wird abgezogen" (Aufschlag statt Rabatt oder umgekehrt).

Lösungsschritte:

  1. Zuweisung prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Belegoption im Beleg tatsächlich ausgewählt und hinzugefügt wurde.
  2. Werteingabe: Überprüfen Sie, ob der Wert (monetär oder prozentual) korrekt hinterlegt ist.
  3. Häkchen "Wert wird abgezogen": Prüfen Sie, ob dieses Häkchen passend zum gewünschten Effekt (Rabatt oder Aufschlag) gesetzt ist.

Problem: "Falsche Steuerberechnung bei Belegoptionen"​

Fehlerursachen:

  • Falscher Steuersatz bei der Belegoption hinterlegt.
  • "Ist verteilte Steuer" nicht korrekt konfiguriert bei gemischten Steuersätzen im Beleg.

Lösungsansätze:

  1. Steuersatz prüfen: Überprüfen Sie den hinterlegten Steuersatz in den Einstellungen der Belegoption.
  2. "Ist verteilte Steuer" Haken: Wenn Ihr Beleg Produkte mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält und die Option auf den Gesamtbetrag angewendet werden soll, aktivieren Sie "Ist verteilte Steuer". Andernfalls wird der fest definierte Steuersatz angewendet.

FAQ - Häufig gestellte Fragen​

1. Kann ich Belegoptionen nur für bestimmte Belegarten verwenden?​

Antwort: Belegoptionen werden global definiert und können in allen Belegarten genutzt werden, die die Funktion "Belegoptionen" unterstützen. Die Zuweisung erfolgt dann individuell pro Beleg.

2. Kann ich einen Mindestbestellwert für Gutscheine festlegen?​

Antwort: Die Definition von Mindestbestellwerten für Gutscheine ist direkt in den Belegoptionen nicht vorgesehen. Dies müsste gegebenenfalls manuell beim Anwenden der Gutschein-Belegoption geprüft oder über externe Tools gesteuert werden, die mit eaWi integriert sind.

3. Was passiert, wenn ich eine Belegoption lösche, die bereits in Belegen verwendet wurde?​

Antwort: Eine Belegoption, die in abgeschlossenen Belegen verwendet wurde, bleibt in diesen Belegen sichtbar, um die historische Korrektheit zu gewährleisten. Sie kann jedoch nicht mehr für neue Belege ausgewählt werden. In der Liste der Belegoptionen kann sie dauerhaft gelöscht werden.

4. Gibt es eine Historie, wann und wie oft eine Belegoption genutzt wurde?​

Antwort: Das System erfasst die Nutzung von Belegoptionen in den jeweiligen Belegen. Eine aggregierte Statistik über die Häufigkeit der Nutzung einzelner Belegoptionen ist in den Standardberichten aktuell nicht direkt verfügbar, kann aber eventuell über individuelle Berichts- oder Exportfunktionen analysiert werden.