Kontaktarten
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Grundlagen der Kontaktartenverwaltung
- Kontaktarten erstellen und bearbeiten
- Best Practices
- FAQ - Häufig gestellte Fragen
Einführung
Zweck dieser Dokumentation
Diese Dokumentation erklärt, wie Sie Kontaktarten in der eaWi Warenwirtschaft verwalten. Sie erfahren, wie Sie Kategorien für Ihre Kontakte anlegen, um Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner systematisch zu klassifizieren.
Zielgruppe
- Primär: Administratoren und Systemverwalter
- Voraussetzungen: Grundkenntnisse in der Administration der eaWi Warenwirtschaft
Was sind Kontaktarten?
Kontaktarten definieren die Kategorien, in die Ihre Kontakte eingeteilt werden können. Jeder Kontakt kann einer oder mehreren Kontaktarten zugeordnet werden.
Beispiele für Kontaktarten:
- Kunde: Abnehmer Ihrer Produkte oder Dienstleistungen
- Lieferant: Bezugsquellen für Waren und Materialien
- Interessent: Potenzielle Kunden
- Mitarbeiter: Interne Ansprechpartner
- Partner: Geschäftspartner und Kooperationen
- Behörde: Ämter und öffentliche Stellen
Systemzugang
Öffnen Sie die Kontaktarten-Verwaltung über:
- Menü: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Kontaktarten"
- Quicknavigation:
STRG + SHIFT + LEERTASTE→ "Kontaktarten" eingeben
Grundlagen der Kontaktartenverwaltung
Funktionsweise
Kontaktarten werden einmalig in der Verwaltung angelegt. Bei der Erfassung eines neuen Kontakts können Sie dann die passende Kontaktart zuweisen. Ein Kontakt kann auch mehreren Kontaktarten angehören (z.B. ein Lieferant, der auch Kunde ist).
Unterschied zu Adressarten
| Kontaktarten | Adressarten |
|---|---|
| Kategorisieren den Kontakt selbst | Kategorisieren die Adressen eines Kontakts |
| z.B. Kunde, Lieferant | z.B. Hauptadresse, Lieferanschrift |
| Pro Kontakt beliebig viele | Pro Adresse eine |
Vorteile der Nutzung
- Übersichtlichkeit: Schnelle Filterung nach Kontakttypen
- Segmentierung: Gezielte Auswertungen und Aktionen pro Kontaktart
- Flexibilität: Beliebig viele eigene Kontaktarten definierbar
- Mehrfachzuordnung: Ein Kontakt kann mehreren Arten angehören
Kontaktarten erstellen und bearbeiten
Aufbau der Oberfläche
Die Kontaktarten-Verwaltung besteht aus folgenden Elementen:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Toolbar | Buttons für "Mit Server synchronisieren" und "Neu" |
| Suchfeld | Filtert die Liste nach eingegebenem Text |
| Liste | Übersicht aller angelegten Kontaktarten |
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Verwaltung öffnen
- Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Kontaktarten".
- Das Fenster mit der Liste wird angezeigt.
2. Neue Kontaktart anlegen
Methode 1: Über Toolbar
- Klicken Sie auf den "+"-Button in der Toolbar.
- Eine neue Zeile erscheint in der Liste.
- Geben Sie den Namen der neuen Kontaktart ein (z.B. "Großkunde").
- Drücken Sie Enter zum Bestätigen.
Methode 2: Über Kontextmenü
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich der Liste.
- Wählen Sie "Neu".
- Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
3. Kontaktart umbenennen
Methode 1: Doppelklick
- Doppelklicken Sie auf die Kontaktart.
- Das Textfeld wird editierbar.
- Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.
Methode 2: Kontextmenü
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
- Wählen Sie "Umbenennen".
- Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.
4. Kontaktart löschen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
- Wählen Sie "Löschen".
- Bestätigen Sie die Löschung.
Hinweis: Eine Kontaktart kann nur gelöscht werden, wenn sie keinen Kontakten mehr zugeordnet ist.
5. Liste durchsuchen
- Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oberhalb der Liste ein.
- Die Liste wird automatisch gefiltert.
- Löschen Sie den Suchbegriff, um alle Einträge anzuzeigen.
6. Mit Server synchronisieren
- Klicken Sie auf den Synchronisieren-Button (Pfeil-Symbol) in der Toolbar.
- Die Liste wird mit dem Server abgeglichen und aktualisiert.
Best Practices
Sinnvolle Kontaktarten
- Geschäftsrollen: Kunde, Lieferant, Partner, Interessent
- Interne Kategorien: Mitarbeiter, Abteilung, Niederlassung
- Spezielle Gruppen: VIP-Kunde, Großkunde, Privatkunde
Empfehlungen
- Wenige, klare Arten: Vermeiden Sie zu viele ähnliche Kontaktarten
- Eindeutige Namen: Verwenden Sie beschreibende Bezeichnungen
- Konsistenz: Legen Sie interne Richtlinien für die Zuordnung fest
Empfohlene Grundstruktur
| Kontaktart | Verwendung |
|---|---|
| Kunde | Aktive Käufer |
| Interessent | Potenzielle Kunden |
| Lieferant | Warenlieferanten |
| Dienstleister | Externe Services |
| Mitarbeiter | Eigene Belegschaft |
FAQ - Häufig gestellte Fragen
1. Wo werden Kontaktarten zugeordnet?
Antwort: Die Zuordnung erfolgt im Kontakt-Dokument. Dort können Sie einem Kontakt eine oder mehrere Kontaktarten zuweisen.
2. Kann ein Kontakt mehreren Kontaktarten angehören?
Antwort: Ja, ein Kontakt kann beliebig vielen Kontaktarten zugeordnet werden. Ein Lieferant kann z.B. gleichzeitig auch Kunde sein.
3. Wie filtere ich Kontakte nach Kontaktart?
Antwort: In der Kontaktsuche können Sie nach Kontaktarten filtern, um z.B. nur alle Kunden oder nur alle Lieferanten anzuzeigen.
4. Was ist der Unterschied zwischen Kontaktarten und Schlagwörtern?
Antwort: Kontaktarten sind strukturierte Kategorien für die Geschäftsbeziehung. Schlagwörter sind flexiblere Tags für beliebige Klassifizierungen und können auch für andere Objekte (Produkte, Belege) verwendet werden.