Nummernkreise
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Zweck dieser Dokumentation
Diese Dokumentation erklärt, wie Sie Nummernkreise in der eaWi Warenwirtschaft verwalten. Sie erfahren, wie Sie automatische Nummerierungen für Belege, Produkte und andere Objekte konfigurieren.
Zielgruppe
- Primär: Administratoren
- Voraussetzungen: Grundkenntnisse in der Administration der eaWi Warenwirtschaft
Was sind Nummernkreise?
Nummernkreise definieren automatische Nummerierungen für verschiedene Objekte im System. Jeder Nummernkreis hat einen eindeutigen Bezeichner, ein Format für die Darstellung und einen aktuellen Zählerstand.
Beispiele für Nummernkreise:
- Rechnungsnummer: RE-2024-00001, RE-2024-00002, ...
- Artikelnummer: ART-00001, ART-00002, ...
- Kundennummer: KD-10001, KD-10002, ...
- Lieferscheinnummer: LS-2024-00001, ...
Systemzugang
Öffnen Sie die Verwaltung über:
- Menü: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Nummernkreise"
- Quicknavigation:
STRG + SHIFT + LEERTASTE→ "Nummernkreis" eingeben
Grundlagen
Funktionsweise
Nummernkreise werden vom System automatisch verwendet, um fortlaufende Nummern zu generieren. Bei jeder Verwendung wird der Zähler erhöht und die nächste Nummer nach dem definierten Format erzeugt.
Eigenschaften eines Nummernkreises
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichner | Eindeutiger Name des Nummernkreises |
| Format | Formatvorlage für die Nummerngenerierung |
| Zählerstand | Aktueller Wert des Zählers |
Format-Platzhalter
Das Format kann verschiedene Platzhalter enthalten:
| Platzhalter | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
{0} | Zählerwert | 1, 2, 3, ... |
{0:D5} | Zählerwert mit führenden Nullen (5-stellig) | 00001, 00002, ... |
{0:D8} | Zählerwert mit führenden Nullen (8-stellig) | 00000001, ... |
Beispiele für Formate:
RE-{0:D5}→ RE-00001ART-{0:D6}→ ART-0000012024-{0:D4}→ 2024-0001
Vorteile der Nutzung
- Automatisierung: Keine manuelle Nummerierung erforderlich
- Konsistenz: Einheitliche Nummernformate im gesamten System
- Nachvollziehbarkeit: Fortlaufende, lückenlose Nummerierung
- Flexibilität: Anpassbare Formate für verschiedene Anforderungen
Nummernkreise bearbeiten
Aufbau der Oberfläche
Die Verwaltung besteht aus folgenden Elementen:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Toolbar | Button für "Mit Server synchronisieren" |
| Suchfeld | Filtert die Liste nach eingegebenem Text |
| Liste | Übersicht aller Nummernkreise |
Hinweis: Nummernkreise werden vom System automatisch angelegt und können nicht manuell erstellt oder gelöscht werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Verwaltung öffnen
- Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Nummernkreise".
- Das Fenster mit der Liste wird angezeigt.
2. Format ändern
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Nummernkreis.
- Wählen Sie "Format ändern".
- Ein Dialog öffnet sich:
- Geben Sie das neue Format ein.
- Verwenden Sie Platzhalter wie
{0:D5}für formatierte Zahlen.
- Bestätigen Sie mit OK.
Wichtig: Ändern Sie das Format nur mit Bedacht. Bereits vergebene Nummern werden nicht angepasst.
3. Zählerstand ändern
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Nummernkreis.
- Wählen Sie "Wert ändern".
- Ein Dialog öffnet sich:
- Geben Sie den neuen Zählerstand ein.
- Bestätigen Sie mit OK.
Warnung: Das Zurücksetzen des Zählerstands kann zu doppelten Nummern führen. Verwenden Sie diese Funktion nur in Ausnahmefällen.
4. Liste durchsuchen
- Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oberhalb der Liste ein.
- Die Liste wird automatisch gefiltert.
- Löschen Sie den Suchbegriff, um alle Einträge anzuzeigen.
5. Mit Server synchronisieren
- Klicken Sie auf den Synchronisieren-Button (Pfeil-Symbol) in der Toolbar.
- Die Liste wird mit dem Server abgeglichen und aktualisiert.
Best Practices
Format-Empfehlungen
- Präfixe verwenden: Kennzeichnen Sie den Typ (RE- für Rechnung, LS- für Lieferschein)
- Führende Nullen: Verwenden Sie ausreichend Stellen (
{0:D5}oder mehr) - Jahr einbeziehen: Bei Bedarf das Jahr im Format ergänzen
Empfehlungen
- Nicht zurücksetzen: Vermeiden Sie das Zurücksetzen von Zählerständen
- Ausreichend Stellen: Planen Sie genug Stellen für zukünftiges Wachstum
- Dokumentation: Notieren Sie Formatänderungen für die Nachvollziehbarkeit
Beispiele für sinnvolle Formate
| Nummernkreis | Format | Ergebnis |
|---|---|---|
| Rechnungen | RE-{0:D5} | RE-00001 |
| Lieferscheine | LS-{0:D5} | LS-00001 |
| Artikel | ART-{0:D6} | ART-000001 |
| Kunden | KD-{0:D5} | KD-00001 |
FAQ - Häufig gestellte Fragen
1. Kann ich neue Nummernkreise erstellen?
Antwort: Nein, Nummernkreise werden vom System automatisch angelegt und verwaltet. Sie können nur Format und Zählerstand bestehender Nummernkreise anpassen.
2. Was passiert, wenn ich den Zählerstand zurücksetze?
Antwort: Das Zurücksetzen kann zu doppelten Nummern führen, wenn der neue Zählerstand niedriger ist als bereits vergebene Nummern. Dies sollte nur in Ausnahmefällen (z.B. nach Datenmigration) erfolgen.
3. Werden bestehende Nummern bei Formatänderung angepasst?
Antwort: Nein, bereits vergebene Nummern bleiben unverändert. Nur neue Nummern werden im neuen Format erzeugt.
4. Wie viele Stellen sollte ich verwenden?
Antwort: Planen Sie großzügig. Für Belegnummern empfehlen wir mindestens 5 Stellen ({0:D5}), für Artikelnummern 6 Stellen ({0:D6}).
5. Kann ich das Jahr im Format einbeziehen?
Antwort: Das Format selbst unterstützt nur den Zähler-Platzhalter. Für jahresabhängige Nummerierung müsste das Präfix manuell angepasst werden (z.B. von RE-2024-{0:D4} auf RE-2025-{0:D4}).