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Benutzer & Rechte

Inhaltsverzeichnis​

  1. Einführung
  2. Grundlagen der Benutzer- und Gruppenverwaltung
  3. Benutzer und Gruppen erstellen und bearbeiten
  4. Lizenzverwaltung und Aktivierung
  5. Best Practices
  6. Fehlerbehebung
  7. FAQ - Häufig gestellte Fragen

Einführung​

Zweck dieser Dokumentation​

Diese Dokumentation erklärt, wie Sie Benutzer und Gruppen in Ihrer eaWi Warenwirtschaft verwalten. Sie erfahren, wie Sie Zugriffsrechte steuern und die Lizenzierung von Benutzern handhaben, um eine sichere und effiziente Nutzung des Systems zu gewährleisten.

Zielgruppe​

  • Primär: Administratoren und Systemverwalter
  • Voraussetzungen: Grundkenntnisse in der Administration der eaWi Warenwirtschaft

Was sind Benutzer und Gruppen?​

In der eaWi Warenwirtschaft sind Benutzer die individuellen Personen, die sich im System anmelden. Gruppen fassen Benutzer mit ähnlichen Aufgaben und Berechtigungen zusammen. Dies vereinfacht die Verwaltung von Zugriffsrechten erheblich. Jeder Benutzer erbt die Rechte der Gruppe, der er angehört. Darüber hinaus können Sie individuelle Rechte für einzelne Benutzer anpassen, indem Sie die Gruppenrechte überschreiben.

Systemzugang​

Öffnen Sie die "Benutzerverwaltung" über die Menüleiste unter "Ansicht" → "Einstellungen" → "Benutzer". Alternativ können Sie die Quicknavigation nutzen, indem Sie Strg + Shift + Leertaste drücken und nach "Benutzer" suchen.

Grundlagen der Benutzer- und Gruppenverwaltung​

Hierarchie der Rechte​

Das Rechtesystem in eaWi basiert auf einer flexiblen Hierarchie:

  1. Gruppenrechte: Definieren die grundlegenden Berechtigungen für eine Gruppe von Benutzern.
  2. Benutzerrechte: Individuelle Rechte, die für einen spezifischen Benutzer vergeben oder entzogen werden können und die Gruppenrechte überschreiben.

Dies ermöglicht eine detaillierte und gleichzeitig effiziente Verwaltung der Zugriffsrechte im System.

Lizenzierung​

Die Anzahl der Benutzer, die sich gleichzeitig im System anmelden können, hängt von Ihrer eaWi-Lizenz ab. Sie können zwar mehr Benutzer anlegen, als Ihre Lizenz zulässt, aber nur die lizenzierte Anzahl kann gleichzeitig aktiv sein und sich anmelden. Deaktivierte Benutzer können sich nicht am System anmelden.

Historische Referenzen​

Benutzer können nicht gelöscht werden, wenn sie aktiv im System genutzt wurden (z.B. wenn sie Belege erstellt haben oder in Protokollen referenziert werden). Dies stellt die Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität sicher.

Vorteile der Nutzung​

  • ✅ Granulare Rechtevergabe: Feingesteuerte Kontrolle, wer welche Funktionen nutzen darf.
  • ✅ Einfache Verwaltung: Rechteänderungen für mehrere Benutzer gleichzeitig über Gruppen.
  • ✅ Nachvollziehbarkeit: Aktivitäten der Benutzer bleiben im System nachvollziehbar.
  • ✅ Skalierbarkeit: Beliebig viele Benutzer und Gruppen für wachsende Teams.

Benutzer und Gruppen erstellen und bearbeiten​

Benutzerübersicht​

In der Benutzerübersicht finden Sie eine Baumstruktur, die alle angelegten Gruppen und die ihnen zugeordneten Benutzer anzeigt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

1. Benutzerverwaltung öffnen​

  1. Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Benutzer".
  2. Das Fenster mit der Benutzerübersicht wird angezeigt.

2. Neue Gruppe erstellen​

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich der Benutzerübersicht oder auf den Wurzelknoten (z.B. "Benutzer").
  2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Neu" → "Gruppe".
  3. Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein (z.B. "Vertriebsteam", "Lagerpersonal").
  4. Drücken Sie die Enter-Taste. Die neue Gruppe wird erstellt.

3. Neuen Benutzer erstellen​

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, in der der neue Benutzer erstellt werden soll (oder in einen leeren Bereich).
  2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Neu" → "Benutzer".
  3. Geben Sie einen Namen für den neuen Benutzer ein (z.B. "Müller, D.", "Schmidt, A.").
  4. Drücken Sie die Enter-Taste. Der neue Benutzer wird standardmäßig deaktiviert angelegt und kann sich noch nicht anmelden. Er muss später über die Lizenzverwaltung aktiviert werden.

4. Benutzer oder Gruppe umbenennen​

  1. Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, die Sie umbenennen möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Umbenennen".
  4. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die Enter-Taste.

5. Benutzer löschen​

  1. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Löschen".
  4. Bestätigen Sie die Löschung in dem daraufhin erscheinenden Dialog.

⚠️ Wichtig: Benutzer, die bereits Aktionen im System durchgeführt haben (z.B. Belege erstellt), können aus Gründen der Datenintegrität nicht gelöscht werden. Sie können solche Benutzer jedoch deaktivieren, damit sie sich nicht mehr anmelden können.

6. Details eines Benutzers oder einer Gruppe öffnen​

  1. Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, deren Details Sie einsehen oder bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Öffnen".
  4. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können, z.B. Kennwort setzen, E-Mail-Adresse hinterlegen oder individuelle Rechte anpassen.

Lizenzverwaltung und Aktivierung​

Bedeutung der Lizenz​

Ihre eaWi-Lizenz definiert, wie viele Benutzer gleichzeitig im System aktiv sein können. Ein Benutzer kann erst dann das System nutzen, wenn er über die Lizenzverwaltung aktiviert wurde und eine freie Lizenzposition verfügbar ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung​

  1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung (siehe Systemzugang).
  2. Wählen Sie den gewünschten, noch deaktivierten Benutzer aus.
  3. Öffnen Sie die Details des Benutzers (Rechtsklick → "Öffnen").
  4. Im Detailfenster finden Sie eine Option zur Aktivierung des Benutzers. Setzen Sie den Haken bei "Benutzer aktiv" oder einer ähnlichen Option.
  5. Speichern Sie die Änderungen.

💡 Tipp: Deaktivierte Benutzer können sich nicht am System anmelden. Wenn Ihre Lizenz voll ausgelastet ist, können Sie einen weniger genutzten Benutzer deaktivieren, um eine Lizenzposition für einen neuen Benutzer freizugeben.

Beispiel: Lizenzkontingent​

Wenn Ihre Lizenz 3 gleichzeitige Benutzer zulässt und Sie 5 Benutzer angelegt haben:

  • Sie können jederzeit 3 der 5 angelegten Benutzer aktivieren.
  • Die verbleibenden 2 Benutzer bleiben deaktiviert und können sich nicht anmelden, bis eine Lizenzposition durch Deaktivierung eines anderen Benutzers freigegeben wird.

Best Practices​

Rollenbasierte Gruppen​

  • Klare Rollen definieren: Erstellen Sie Gruppen basierend auf Funktionen oder Abteilungen (z.B. "Buchhaltung", "Einkauf", "Support").
  • Minimale Rechte: Vergeben Sie nur die notwendigen Rechte ("Principle of Least Privilege"), um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Kennwortrichtlinien​

  • Starke Kennwörter: Erzwingen Sie komplexe Kennwörter und regelmäßige Änderungen.
  • Sichere Speicherung: Informieren Sie Benutzer über die Notwendigkeit, Kennwörter sicher zu speichern und nicht weiterzugeben.

Regelmäßige Überprüfung​

  • Benutzer und Gruppen auditieren: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen (z.B. quartalsweise) alle Benutzer und Gruppen, um veraltete oder nicht mehr benötigte Einträge zu deaktivieren.
  • Lizenzauslastung optimieren: Überwachen Sie Ihre Lizenznutzung und deaktivieren Sie inaktive Benutzer, um freie Lizenzen effizient zu nutzen.

Fehlerbehebung​

Häufige Probleme und Lösungen​

Problem: "Benutzer kann sich nicht anmelden"​

Mögliche Ursachen:

  • Benutzer ist deaktiviert.
  • Falsches Kennwort.
  • Benutzerkonto ist gesperrt (z.B. nach zu vielen Fehlversuchen).
  • Lizenzkontingent ist ausgeschöpft.

Lösungsschritte:

  1. Aktivierungsstatus prüfen: Stellen Sie sicher, dass der Benutzer in der Benutzerverwaltung als aktiv markiert ist.
  2. Kennwort zurücksetzen: Setzen Sie das Kennwort für den Benutzer zurück.
  3. Benutzerkonto entsperren: Prüfen Sie, ob das Benutzerkonto gesperrt wurde und entsperren Sie es gegebenenfalls.
  4. Lizenzstatus prüfen: Überprüfen Sie im Lizenzmanager, ob noch freie Lizenzpositionen verfügbar sind. Deaktivieren Sie bei Bedarf einen anderen Benutzer.

Problem: "Benutzer hat falsche Berechtigungen"​

Fehlerursachen:

  • Benutzer ist in der falschen Gruppe.
  • Individuelle Benutzerrechte überschreiben Gruppenrechte unerwünscht.

Lösungsansätze:

  1. Gruppenzugehörigkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass der Benutzer der korrekten Gruppe zugeordnet ist.
  2. Individuelle Rechte prüfen: Öffnen Sie die Details des Benutzers und überprüfen Sie, ob dort spezifische Rechte gesetzt sind, die die Gruppenrechte überschreiben. Passen Sie diese bei Bedarf an.

Problem: "Kann Benutzer nicht löschen"​

Diagnoseschritte:

  • Der Benutzer wurde bereits aktiv im System verwendet und ist in Belegen oder Protokollen referenziert.

Lösungsansatz:

  1. Benutzer deaktivieren: Wenn ein Benutzer nicht gelöscht werden kann, deaktivieren Sie ihn stattdessen. Der Benutzer kann sich dann nicht mehr anmelden, bleibt aber für historische Referenzen im System bestehen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen​

1. Können Benutzer Passwörter selbst ändern?​

Antwort: Ja, in den persönlichen Einstellungen jedes Benutzers gibt es eine Option, das eigene Passwort zu ändern. Administratoren können Passwörter für andere Benutzer zurücksetzen.

2. Was passiert, wenn alle Lizenzpositionen belegt sind?​

Antwort: Wenn alle Lizenzpositionen belegt sind, können sich keine weiteren aktiven Benutzer anmelden. Ein neuer Benutzer kann erst dann aktiviert werden, wenn eine Lizenzposition durch die Deaktivierung eines anderen Benutzers freigegeben wird.

3. Kann ich eine Standardgruppe für neue Benutzer festlegen?​

Antwort: Nein, es gibt keine vordefinierte Standardgruppe. Neue Benutzer müssen manuell einer Gruppe zugewiesen werden. Es wird empfohlen, dies direkt bei der Erstellung des Benutzers zu tun.

4. Sind Benutzergruppen hierarchisch (Untergruppen)?​

Antwort: Das System unterstützt eine flache Gruppenstruktur. Sie können keine Untergruppen im klassischen Sinne erstellen. Sie können jedoch den Gruppennamen nutzen, um eine logische Hierarchie zu simulieren (z.B. "Vertrieb_Nord", "Vertrieb_Süd").

5. Wie kann ich die Aktivitäten eines Benutzers nachvollziehen?​

Antwort: Die eaWi Warenwirtschaft protokolliert wichtige Aktionen von Benutzern (z.B. "Beleg erstellt von [Benutzername]"). Diese Protokolle sind in den jeweiligen Bereichen des Systems einsehbar, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.