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Job-Management

Inhaltsverzeichnis​

  1. Einführung
  2. Grundlagen der Jobdefinitionen
  3. Jobdefinitionen erstellen und bearbeiten
  4. Grundlagen der Jobzustände
  5. Jobzustände erstellen und bearbeiten
  6. Best Practices
  7. Fehlerbehebung
  8. FAQ - Häufig gestellte Fragen

Einführung​

Zweck dieser Dokumentation​

Diese Dokumentation führt Sie durch das Job-Management in Ihrer eaWi Warenwirtschaft. Sie erfahren, wie Sie individuelle Jobdefinitionen und Jobzustände anlegen und verwalten, um Ihre täglichen Aufgaben und Prozesse effizient zu strukturieren und nachzuverfolgen.

Zielgruppe​

  • Primär: Alle Systemanwender und Administratoren, die Aufgaben im System verwalten.
  • Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit der eaWi Warenwirtschaft.

Was sind Jobs, Jobdefinitionen und Jobzustände?​

In der eaWi Warenwirtschaft sind Jobs individuelle Aufgaben oder Vorgänge, die Sie im System anlegen und verfolgen können (z.B. ein Kundenrückruf oder eine Reklamation).

  • Eine Jobdefinition beschreibt die Art oder den Typ eines Jobs (z.B. "Rückruf Kunde", "Reklamation"). Sie legt fest, um welche Art von Aufgabe es sich handelt und kann ein visuelles Symbol erhalten.
  • Ein Jobzustand beschreibt den aktuellen Status eines Jobs innerhalb seines Workflows (z.B. "Neu", "Begonnen", "Abgeschlossen").

Zusammen ermöglichen Jobdefinitionen und Jobzustände eine klare Kategorisierung und Nachverfolgung aller relevanten Aufgaben in Ihrem System.

Systemzugang​

Um die Job-Management-Einstellungen zu öffnen, navigieren Sie in der Menüleiste zu "Ansicht" → "Einstellungen". Dort finden Sie die Optionen "Jobdefinitionen" und "Jobzustände". Alternativ können Sie die Quicknavigation nutzen, indem Sie STRG + SHIFT + LEERTASTE drücken und nach "Jobdefinitionen" oder "Jobzustände" suchen.

Grundlagen der Jobdefinitionen​

Funktionsweise​

Jobdefinitionen dienen als Vorlagen oder Kategorien für die Jobs, die Sie im System anlegen. Sie helfen, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und standardisieren. Einige Jobdefinitionen werden von der eaWi Warenwirtschaft automatisch angelegt, sobald sie für einen systeminternen, automatisch erstellten Job benötigt werden.

Beispiele für Jobdefinitionen​

  • Rückruf Kunde: Für alle Aufgaben, die einen Kundenrückruf erfordern.
  • Reklamation: Zur Bearbeitung von Kundenreklamationen.
  • Rückzahlung: Für Vorgänge, die eine Rückzahlung an einen Kunden beinhalten.
  • Angebot prüfen: Eine interne Aufgabe zur Überprüfung von Angeboten.
  • Produkte prüfen: Zur Qualitätssicherung oder Bestandsprüfung von Produkten.

Vorteile der Nutzung​

  • ✅ Standardisierung: Einheitliche Kategorisierung von Aufgaben.
  • ✅ Übersichtlichkeit: Schnelle Erkennung des Aufgabentyps.
  • ✅ Automatisierung: Grundlage für automatisch erstellte Jobs durch das System.
  • ✅ Flexibilität: Erstellen Sie beliebig viele eigene Definitionen.

Jobdefinitionen erstellen und bearbeiten​

Jobdefinitionen-Übersicht​

In der Jobdefinitionen-Übersicht finden Sie eine Liste aller bisher angelegten Jobdefinitionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

1. Jobdefinitionen-Übersicht öffnen​

  1. Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Jobdefinitionen".
  2. Das Fenster mit der Jobdefinitionen-Übersicht wird angezeigt.

2. Neue Jobdefinition anlegen​

  1. Klicken Sie auf das Sternchen-Icon (⭐) oben in der Symbolleiste. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Fensters klicken und "Neu" wählen.
  2. Eine neue Zeile erscheint in der Liste. Geben Sie hier den Titel für Ihre neue Jobdefinition ein (z.B. "Wartung", "Kundenanfrage").
  3. Drücken Sie die Enter-Taste, um den Titel zu bestätigen.

3. Jobdefinitionen verwalten (Rechtsklick-Optionen)​

Nachdem Sie eine Jobdefinition ausgewählt haben, können Sie per Rechtsklick folgende Aktionen ausführen:

  • Umbenennen: Ändert den Titel der Definition.
  • Bild ändern: Hier können Sie ein visuelles Icon für die Jobdefinition auswählen, um die Wiedererkennung zu erleichtern.
  • Standard: Setzt diese Definition als Standard, sodass sie für neue Jobs automatisch vorgeschlagen wird, wenn keine andere Definition gewählt ist.
  • System: Zeigt an, ob die Jobdefinition vom eaWi-System selbst erstellt und gesetzt wurde. System-Definitionen sind essenziell für interne Prozesse und können in der Regel nicht gelöscht werden.

Grundlagen der Jobzustände​

Funktionsweise​

Jobzustände sind die verschiedenen Stadien, die ein Job im Laufe seiner Bearbeitung durchläuft. Sie ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt einer Aufgabe genau zu verfolgen und Workflows zu definieren.

Standard-Jobzustände​

Die eaWi Warenwirtschaft legt automatisch einige grundlegende Jobzustände an, die die Basis für einen "normalen" Aufgabenablauf bilden:

  • Neu (Standard): Der initiale Zustand eines neu erstellten Jobs.
  • Begonnen: Der Job wird aktuell bearbeitet.
  • Angehalten: Die Bearbeitung des Jobs ist vorübergehend unterbrochen.
  • Abgeschlossen: Der Job wurde erfolgreich beendet.

Vorteile der Nutzung​

  • ✅ Prozesskontrolle: Überblick über den Bearbeitungsstatus jedes Jobs.
  • ✅ Workflow-Definition: Ermöglicht die Abbildung klarer Aufgabenabläufe.
  • ✅ Transparenz: Jederzeit wissen, welche Jobs in welchem Stadium sind.
  • ✅ Effizienz: Schnelle Identifizierung von Engpässen oder unerledigten Aufgaben.

Jobzustände erstellen und bearbeiten​

Jobzustände-Übersicht​

In der Jobzustände-Übersicht finden Sie eine Liste aller bisher angelegten Jobzustände.

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

1. Jobzustände-Übersicht öffnen​

  1. Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Jobzustände".
  2. Das Fenster mit der Jobzustände-Übersicht wird angezeigt.

2. Neuen Jobzustand anlegen​

  1. Klicken Sie auf das Sternchen-Icon (⭐) oben in der Symbolleiste. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Fensters klicken und "Neu" wählen.
  2. Eine neue Zeile erscheint in der Liste. Geben Sie hier den Titel für Ihren neuen Jobzustand ein (z.B. "In Prüfung", "Warten auf Kunde").
  3. Drücken Sie die Enter-Taste, um den Titel zu bestätigen.

3. Jobzustände verwalten (Rechtsklick-Optionen)​

Nachdem Sie einen Jobzustand ausgewählt haben, können Sie per Rechtsklick folgende Aktionen ausführen:

  • Umbenennen: Ändert den Titel des Jobzustands.
  • Standard: Setzt diesen Zustand als Standard für neue Jobs. Wenn kein spezifischer Standardzustand definiert ist, ist "Neu" der Standard.
  • Nächster Zustand: In diesem Untermenü können Sie festlegen, welche anderen Jobzustände als "nächster Schritt" von diesem Zustand aus erreichbar sind. Dies hilft, den Workflow logisch zu steuern und fehlerhafte Statuswechsel zu vermeiden. Wählen Sie hier alle Zustände aus, die nach dem aktuellen Zustand folgen dürfen.

Best Practices​

Definitionen und Zustände klar benennen​

  • Eindeutigkeit: Wählen Sie Namen, die den Zweck der Jobdefinition oder des Jobzustands klar und unmissverständlich beschreiben.
  • Konsistenz: Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention (z.B. "Prefix_Jobtyp" oder "Status_Phase").

Prozessfluss abbilden​

  • Logische Zustandsübergänge: Definieren Sie die "Nächster Zustand"-Optionen sorgfältig, um einen klaren und logischen Workflow abzubilden. Dies verhindert, dass Jobs in einen falschen oder unpassenden Zustand wechseln können.
  • Weniger ist oft mehr: Eine zu große Anzahl an Definitionen oder Zuständen kann die Übersichtlichkeit reduzieren. Versuchen Sie, so wenige wie nötig, aber so viele wie sinnvoll zu verwenden.

Regelmäßige Überprüfung​

  • Auditierung: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Jobdefinitionen und Jobzustände. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Einträge oder passen Sie diese an geänderte Prozesse an.
  • Feedback einholen: Sprechen Sie mit den Benutzern, die aktiv mit Jobs arbeiten, um herauszufinden, ob die vorhandenen Definitionen und Zustände ihren Bedürfnissen entsprechen.

Fehlerbehebung​

Häufige Probleme und Lösungen​

Problem: "Gewünschte Jobdefinition/Jobzustand wird nicht angezeigt oder kann nicht ausgewählt werden"​

Mögliche Ursachen:

  • Jobdefinition/Jobzustand wurde noch nicht angelegt oder ist falsch benannt.
  • Bei Jobzuständen: Die Option "Nächster Zustand" ist nicht korrekt konfiguriert.

Lösungsschritte:

  1. Existenz und Name prüfen: Vergewissern Sie sich, dass die Definition oder der Zustand existiert und korrekt benannt ist.
  2. "Nächster Zustand" prüfen: Öffnen Sie die Details des vorhergehenden Jobzustands und stellen Sie sicher, dass der gewünschte Jobzustand unter "Nächster Zustand" ausgewählt ist.

Problem: "Kann Jobdefinition/Jobzustand nicht löschen"​

Fehlerursachen:

  • Die Definition/der Zustand wird noch in aktiven Jobs verwendet.
  • Es handelt sich um eine System-Definition/einen System-Zustand.

Lösungsansätze:

  1. Verwendung prüfen: Wenn eine Definition oder ein Zustand nicht gelöscht werden kann, liegt es meist daran, dass sie noch in aktiven Jobs verwendet wird. Sie müssen entweder die betroffenen Jobs auf eine andere Definition/Zustand umstellen oder die Jobs abschließen.
  2. System-Einträge: System-generierte Definitionen und Zustände sind für die Funktionalität der eaWi Warenwirtschaft unerlässlich und können nicht gelöscht werden.

FAQ - Häufig gestellte Fragen​

1. Kann ich ein Bild für einen Jobzustand festlegen?​

Antwort: Standardmäßig können Bilder (Icons) nur für Jobdefinitionen festgelegt werden. Für Jobzustände ist diese Option nicht direkt verfügbar, da sie den Status beschreiben, nicht den Typ der Aufgabe.

2. Was passiert, wenn ich eine Jobdefinition als "Standard" festlege?​

Antwort: Wenn Sie eine Jobdefinition als "Standard" markieren, wird diese automatisch als Vorschlag ausgewählt, wenn Sie einen neuen Job im System anlegen und keine andere Definition explizit auswählen.

3. Können Jobdefinitionen und Jobzustände automatisch verknüpft werden?​

Antwort: Jobdefinitionen und Jobzustände sind voneinander unabhängige Kategorien. Sie definieren den Typ eines Jobs (Definition) und den Status eines Jobs (Zustand). Die eaWi Warenwirtschaft ermöglicht es Ihnen, beide Aspekte für jeden Job zu setzen. Die Logik für den Übergang zwischen Zuständen wird über die Option "Nächster Zustand" innerhalb der Jobzustände definiert.

4. Gibt es eine Historie, wann ein Job seinen Zustand geändert hat?​

Antwort: Ja, bei den meisten Job-Detailansichten finden Sie einen Bereich "Historie" oder "Aktivitäten", der den Verlauf der Statusänderungen und die verantwortlichen Benutzer protokolliert. Dies dient der Nachvollziehbarkeit des Job-Bearbeitungsprozesses.