Zum Hauptinhalt springen

Belegreferenzdefinitionen

Inhaltsverzeichnis​

  1. Einführung
  2. Grundlagen der Belegreferenzdefinitionen
  3. Belegreferenzdefinitionen erstellen und bearbeiten
  4. Best Practices
  5. FAQ - Häufig gestellte Fragen

Einführung​

Zweck dieser Dokumentation​

Diese Dokumentation erklärt, wie Sie Belegreferenzdefinitionen in der eaWi Warenwirtschaft verwalten. Sie erfahren, wie Sie eigene Referenzarten anlegen, um externe Verknüpfungen und Kennungen zu Belegen systematisch zu erfassen.

Zielgruppe​

  • Primär: Administratoren und Systemverwalter
  • Voraussetzungen: Grundkenntnisse in der Administration der eaWi Warenwirtschaft

Was sind Belegreferenzdefinitionen?​

Belegreferenzdefinitionen legen fest, welche Arten von externen Referenzen einem Beleg zugeordnet werden können. Jede Referenzart hat einen Namen, der beschreibt, wofür die Referenz verwendet wird.

Beispiele für Referenzarten:

  • Standard: Allgemeine Referenznummer
  • TC-Remote ID: Externe ID aus einem Fremdsystem
  • Kundennummer: Referenz auf eine externe Kundennummer
  • Projektnummer: Verknüpfung zu einem externen Projekt
  • Tracking-Code: Sendungsverfolgungsnummer

Systemzugang​

Öffnen Sie die Belegreferenzdefinitionen über:

  • Menü: "Ansicht" → "Einstellungen" → "Belegreferenzdefinitionen"
  • Quicknavigation: STRG + SHIFT + LEERTASTE → "Belegreferenz" eingeben

Grundlagen der Belegreferenzdefinitionen​

Funktionsweise​

Belegreferenzdefinitionen werden in der Verwaltung einmalig angelegt. Anschließend können Benutzer im Referenzen-Panel eines Belegs Werte zu diesen Referenzarten hinterlegen.

Anwendungsbeispiele​

ReferenzartVerwendung
StandardAllgemeine Referenznummer für verschiedene Zwecke
Externe AuftragsnummerBestellnummer des Kunden
ERP-IDVerknüpfung zu einem externen ERP-System
Marketplace-IDReferenz zu Amazon, eBay oder anderen Marktplätzen
ZollreferenzReferenznummer für Zolldokumente

Vorteile der Nutzung​

  • Strukturierte Erfassung: Einheitliche Kategorisierung externer Referenzen
  • Nachvollziehbarkeit: Einfache Zuordnung von Belegen zu externen Systemen
  • Flexibilität: Beliebig viele eigene Referenzarten definierbar
  • Integration: Ermöglicht Verknüpfung mit Fremdsystemen

Belegreferenzdefinitionen erstellen und bearbeiten​

Aufbau der Oberfläche​

Die Verwaltung besteht aus folgenden Elementen:

ElementBeschreibung
ToolbarButtons für "Mit Server synchronisieren" und "Neu"
SuchfeldFiltert die Liste nach eingegebenem Text
ListeÜbersicht aller angelegten Belegreferenzdefinitionen

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

1. Verwaltung öffnen​

  1. Navigieren Sie zu "Ansicht" → "Einstellungen" → "Belegreferenzdefinitionen".
  2. Das Fenster mit der Liste wird angezeigt.

2. Neue Belegreferenzdefinition anlegen​

Methode 1: Über Toolbar

  1. Klicken Sie auf den "+"-Button in der Toolbar.
  2. Eine neue Zeile erscheint in der Liste.
  3. Geben Sie den Namen der neuen Referenzart ein (z.B. "Projektnummer").
  4. Drücken Sie Enter zum Bestätigen.

Methode 2: Über Kontextmenü

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich der Liste.
  2. Wählen Sie "Neu".
  3. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.

3. Belegreferenzdefinition umbenennen​

Methode 1: Doppelklick

  1. Doppelklicken Sie auf den Eintrag.
  2. Das Textfeld wird editierbar.
  3. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

Methode 2: Kontextmenü

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  2. Wählen Sie "Umbenennen".
  3. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter.

4. Liste durchsuchen​

  1. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oberhalb der Liste ein.
  2. Die Liste wird automatisch gefiltert.
  3. Löschen Sie den Suchbegriff, um alle Einträge anzuzeigen.

5. Mit Server synchronisieren​

  1. Klicken Sie auf den Synchronisieren-Button (Pfeil-Symbol) in der Toolbar.
  2. Die Liste wird mit dem Server abgeglichen und aktualisiert.

Best Practices​

Naming Conventions​

  • Eindeutige Namen: Verwenden Sie klare, beschreibende Namen (z.B. "Amazon-Bestellnummer" statt "Ext-Nr").
  • Konsistenz: Halten Sie sich an eine einheitliche Namensgebung.
  • Präfixe: Bei vielen Referenzarten können Präfixe helfen (z.B. "EXT_" für externe Systeme).

Organisation​

  • Nur benötigte anlegen: Erstellen Sie nur Referenzarten, die tatsächlich verwendet werden.
  • Dokumentation: Halten Sie intern fest, wofür jede Referenzart verwendet wird.

FAQ - Häufig gestellte Fragen​

1. Wo werden die Referenzwerte eingegeben?​

Antwort: Die Werte zu den Referenzarten werden im Referenzen-Panel eines Belegs eingegeben. Die Belegreferenzdefinitionen legen nur fest, welche Referenzarten zur Auswahl stehen.

2. Kann ich Belegreferenzdefinitionen löschen?​

Antwort: Das Löschen ist über die Oberfläche nicht direkt möglich. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systemadministrator.

3. Wie viele Referenzarten kann ich anlegen?​

Antwort: Es gibt keine technische Begrenzung. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir jedoch, nur die tatsächlich benötigten Referenzarten anzulegen.

4. Können Referenzen automatisch befüllt werden?​

Antwort: Ja, über Schnittstellen und Integrationen können Referenzwerte automatisch gesetzt werden. Die manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.